Cómo generar y utilizar las alertas en SAP Business One

SAP Business One cuenta con una gran variedad de funcionalidades que pueden resultar útiles a la hora de gestionar tu negocio. En el post de hoy hablamos de una de ellas: la Gestión de Alertas SAP Business One.

SAP Business One da la opción a sus usuarios de establecer varios tipos de alarmas. Esta función permite que SAP nos avise automáticamente cuando se produzca un determinado evento o actividad. A continuación te explicamos cómo generar y utilizar las alertas en SAP Business One.

Creación y activación de una alarma

La función de las alertas es la de notificar a las partes pertinentes, sin detener la contabilización de un documento, de que se ha producido un evento definido en el sistema.

Como cada función de SAP Business One, las parametrizaciones de las alertas pueden ser personalizadas por el usuario siempre que así lo desee.

Encontramos dos tipos de alertas:

• Alertas predefinidas: alertas establecidas por el sistema.
• Alertas definidas por el usuario: nuevas alertas generadas por el usuario.

Además de estos avisos, los procedimientos de autorización también generarán alarmas si se cumplen sus condiciones.

Este módulo de Gestión de Alertas de SAP Business One permite a los usuarios activar las alarmas para enviar de forma automática un mensaje, ya sea interno o externo, por correo electrónico.

Asimismo, tenemos la posibilidad de responder a una alerta. La respuesta también puede enviarse de forma interna o externa por las vías de comunicación anteriormente citadas.

Como hemos dicho, esta función te permite crear diferentes tipos de avisos definidos por el propio usuario o activar alertas predefinidas. Modificar o desactivar las alertas en cualquier momento también es posible, así como visualizarlas para saber cuáles están activas.

Para activar una alarma en SAP Business One debemos acceder a la pestaña “Gestiones de alarma”. En este apartado, tenemos la posibilidad de añadir una nueva alerta con el nombre que queramos indicar, la prioridad que tiene y si permite el envío de mensajes. Una vez creada la alarma, se seleccionarán los usuarios que la van a recibir y cómo se enviará, si a través de mensajería interna o correo electrónico. Asimismo, podremos elegir la frecuencia con la que se enviará el mensaje Cuando establezcamos todos los parámetros de la alerta, podremos grabarla en el sistema.

A partir de ahora, la alerta estará activa y desencadenará un mensaje para el usuario o los usuarios seleccionados en cuanto se produzca el evento definido.

Actualización de alertas SAP Business One

Cuando una alerta ya está creada, existe la posibilidad de modificarla. Es decir, puedes reutilizar una alerta para otra consulta o cambiarle el título, aunque permanezcan las parametrizaciones que establecimos en su momento. Para realizar estos cambios acudiremos a la misma ventana donde generamos la alarma original, seleccionaremos la que nos interese, realizaremos los cambios y pulsaremos el botón de actualizar.

Desactivación de alertas SAP Business One

Es posible que ya no necesitemos recibir una alerta. Por eso, tenemos la opción de desactivarla.

Para ello, acudiremos a la ventada de “Gestiones de alarma” de SAP Business One y seleccionaremos la casilla de selección activo. Una vez que pulsemos el botón de actualizar, habremos desactivado la alerta.

La Gestión de Alarmas de SAP Business One resulta muy útil en el día a día y permite llevar un control de la actividad de tu empresa. Y esta es solo una de las muchas ventajas de SAP Business One para tu negocio.