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Nueva ley de control horario de los trabajadores

El registro horario es obligatorio para todas las empresas en España desde mayo de 2019 con la llegada del Real Decreto-Ley 8/2019.

La aprobación de la nueva ley de control horario es una prioridad para el gobierno, se prevé para los próximos meses de 2025, supondrá nuevas exigencias para las organizaciones, que deberán asegurarse de que sus sistemas de fichaje digitales cumplen con los nuevos requisitos para garantizar un proceso eficiente conforme a la ley.

¿Qué es el control horario de los trabajadores?

El control horario de los trabajadores es un sistema implementado por las empresas para registrar el tiempo que sus empleados dedican a sus tareas laborales. Este control incluye la hora de inicio y fin de la jornada, así como cualquier pausa o interrupción que pueda ocurrir durante el día.

¿Cuál es el objetivo del registro de la jornada laboral de los trabajadores?

El objetivo principal del registro de la jornada laboral es asegurar la transparencia y el cumplimiento de la normativa laboral en cuanto a horarios y tiempo de trabajo. Con este registro, se pretende:

prevenir abusos en las jornadas laborales
garantizar que se respeten los derechos de los empleados a descansos y tiempo libre
proporcionar un marco claro para la compensación de horas extras.

Además, facilita la inspección por parte de las autoridades laborales y protege tanto a trabajadores como a empleadores ante posibles disputas.

¿Qué cambios introduce la nueva ley de control horario de los trabajadores?

Obligación de registrar la jornada laboral

Todas las compañías, independientemente de su tamaño o sector de actividad, están obligadas a llevar un control del tiempo de trabajo de sus trabajadores. Esta obligación aplica tanto a las jornadas completas como a las parciales. Cabe resaltar que esta exigencia no varía según la modalidad de trabajo (presencial, remoto, etc.), por lo que incluso quienes desempeñan sus funciones a distancia deben tener sus horarios documentados.

Conservación del registro durante cuatro años

La organización está comprometida a mantener los registros de jornada durante un mínimo de cuatro años. Este plazo se fija para garantizar una supervisión adecuada y para que, ante una eventual revisión por parte de la autoridad laboral, se pueda demostrar el cumplimiento de la legislación vigente. Además, dichos documentos deben estar disponibles para la Inspección de Trabajo en cualquier momento.

Derecho de acceso a los registros por parte de trabajadores y sindicatos

Los registros de horarios deben poder ser consultados tanto por los propios empleados como por los representantes sindicales, quienes tienen derecho a revisar las horas trabajadas, incluidas las horas extraordinarias. Este acceso permite a los trabajadores y sus delegados verificar que se respetan las condiciones laborales y se protegen sus derechos.

Claridad en la jornada laboral ordinaria

La empresa está en la obligación de asegurar que sus trabajadores estén debidamente informados, de forma clara y comprensible, sobre la distribución y duración de su jornada laboral habitual. Esto abarca, por ejemplo, las horas de entrada y salida, así como los periodos de descanso. Igualmente, se debe facilitar a los empleados la posibilidad de consultar regularmente el cómputo de sus horas trabajadas.

Deber de comunicar las horas extraordinarias

La normativa también contempla que los representantes sindicales deben recibir un informe mensual sobre las horas extraordinarias realizadas por los trabajadores. Esta medida permite a los sindicatos comprobar si dichas horas se están gestionando conforme a la legislación y si los empleados reciben la retribución correspondiente por el tiempo adicional.

El registro transparente de estas horas contribuye a prevenir abusos como el trabajo no pagado o la superación de los límites legales establecidos.

¿Y cómo se hace el control horario a empleados durante el teletrabajo?

Las personas que desempeñan sus funciones a distancia también deben registrar su jornada laboral diaria. De hecho, es precisamente en el contexto del teletrabajo donde no solo se incrementa la flexibilidad para el empleado, sino que también se amplían las opciones y herramientas disponibles para documentar su actividad.

En estos casos, lo más conveniente es delegar esta tarea en una plataforma de gestión de recursos humanos, idealmente con una versión compatible para dispositivos móviles. No obstante, también pueden contemplarse otras alternativas:

Si el colaborador utiliza herramientas proporcionadas por la empresa, estas pueden incorporar sistemas que detecten los horarios de encendido y apagado del equipo como referencia de la jornada.
Una opción adicional es fichar desde el teléfono móvil utilizando aplicaciones de control horario con funciones de geolocalización, aunque esto dependerá en gran medida de la exactitud del GPS del dispositivo. A menos que la organización decida invertir en dotar a cada trabajador con un equipo específico para este fin, lo cual conlleva ciertos costos y consideraciones logísticas.
Existen también programas, especialmente diseñados para ordenadores, que permiten un seguimiento detallado del uso del teclado y el ratón. Asimismo, hay otras herramientas destinadas a registrar y cronometrar las tareas que lleva a cabo el empleado durante su jornada.

No obstante, incrementar el nivel de control y supervisión de esta manera puede tener un impacto negativo en el rendimiento del personal, ya que puede generar niveles elevados de estrés. Por ello, es fundamental utilizar este tipo de soluciones de manera prudente y equilibrada, buscando siempre un enfoque respetuoso y eficiente.

¿Cuáles son los requisitos que deben cumplir los sistemas de fichaje para empresas con la nueva ley?

Para cumplir con la nueva ley, los sistemas de fichaje deben cumplir con varios requisitos esenciales:

Deben automatizar el registro de horas para reducir al mínimo los errores y manipulaciones.
Los registros deben ser accesibles en tiempo real para trabajadores, representantes e inspectores, garantizando la transparencia.
La seguridad es fundamental, por lo que los datos deben estar protegidos contra alteraciones y pérdidas, y conservarse durante al menos cuatro años.
Por último, los sistemas deben permitir la generación rápida y precisa de informes detallados sobre las horas trabajadas y cualquier información relevante.

Sanciones por el incumplimiento de la nueva ley de control horario trabajadores

El incumplimiento de la ley de control horario puede acarrear sanciones significativas para las empresas. Las sanciones varían en función de la gravedad de la infracción, pero pueden oscilar entre los 626 euros y los 6.250 euros. En casos más graves, donde se detecte un abuso sistemático del tiempo de trabajo, las sanciones pueden ser aún más elevadas.

Además de las multas económicas, las empresas pueden enfrentarse a reclamaciones por parte de los empleados y daños a su reputación.

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¿A qué tipo de trabajadores se le aplica el registro del control de horario?

El registro del control de horario se aplica a todos los trabajadores, independientemente de su contrato o cargo dentro de la empresa. Esto incluye tanto a empleados a tiempo completo como a tiempo parcial, trabajadores temporales y a trabajadores remotos. Sin embargo, existen excepciones debido a la naturaleza de sus funciones, como son:

El personal de alta dirección.
Las empleadas del hogar. (está prevista la obligación con la entrada en vigor de la ley).
Las personas privadas de libertad en instituciones penitenciarias.
Los atletas profesionales.
Los artistas que participan en espectáculos públicos.
Los trabajadores con discapacidad en centros de empleo protegidos.
Los abogados que trabajan en despachos, ya sean individuales o colectivos.

Estos grupos de trabajo considerados especiales, no están sujetos a la misma regulación horaria.

¿Cómo puede una empresa controlar el cumplimiento de la jornada laboral?

Para controlar el cumplimiento de la jornada laboral, una empresa debe implementar un sistema de registro horario adecuado y fiable. Esto puede incluir:

Software de gestión de horarios: Herramientas que permiten registrar automáticamente las entradas y salidas.
Informes y auditorías: Revisión regular de los registros horarios para detectar posibles irregularidades.

La clave está en combinar tecnología con procesos claros que faciliten tanto el cumplimiento de la normativa como la gestión eficiente del tiempo de trabajo.

Métodos erróneos de control horario

No todos los métodos de control horario son válidos o efectivos. Algunos de los errores más comunes incluyen:

Registro manual sin verificación: El uso de hojas de papel o Excel sin un sistema de verificación puede llevar a errores o manipulaciones.
Fichaje por compañeros: Permitir que un empleado registre la entrada o salida de otro es un método incorrecto y puede dar lugar a sanciones.
Sistemas obsoletos o no actualizados: Utilizar tecnología antigua que no se integra con otros sistemas de gestión puede dificultar el cumplimiento de la normativa.

Es esencial que las empresas elijan métodos confiables y actualizados para asegurar un control horario efectivo y legal.

Ventajas del control de horario para la empresa y el trabajador

El control de horario ofrece múltiples beneficios tanto para las empresas como para los empleados.

Ventajas de usar sistemas de fichaje para el control horario para la empresa

Cumplimiento normativo: Evita sanciones por incumplimiento de la ley.
Mejora en la gestión del tiempo: Permite identificar y optimizar el uso del tiempo en la empresa.
Reducción de costes: Facilita la gestión de horas extras y evita pagos indebidos.
Aumento de la productividad: Al tener un control preciso del tiempo, es posible mejorar la eficiencia operativa.

Ventajas para el trabajador de los sistemas de fichaje

Protección de derechos: Garantiza que se respeten las horas de trabajo y descanso acordadas.
Transparencia: Ofrece claridad sobre las horas trabajadas y facilita la reclamación de horas extras.
Equilibrio entre vida laboral y personal: Fomenta el respeto por los horarios establecidos y contribuye a un mejor balance entre el trabajo y la vida personal.

Consejos para implementar el control horario

Desde Inforges recomendamos implementar un software de control horario que permita medir adecuadamente el horario que los trabajadores deben cumplir. Te damos algunos consejos:

Selecciona la herramienta adecuada: Elegir un software que se adapte a las necesidades de la empresa.
Capacita al personal: Asegurar que todos los empleados comprendan cómo y por qué se implementa el control horario.
Comunicación clara: Informar a los empleados sobre sus derechos y responsabilidades respecto al registro horario.
Revisar y actualizar el sistema: Evaluar periódicamente el sistema para asegurarse de que sigue siendo efectivo y cumple con la normativa.

Factorial, software que facilita el cumplimiento de la ley de control horario

Factorial es una de las herramientas más recomendadas para la gestión del control horario. Este software permite registrar las entradas y salidas de los empleados de manera sencilla, y es accesible tanto desde dispositivos móviles como desde ordenadores.

Factorial no solo facilita el cumplimiento de la ley, sino que también ofrece informes detallados que ayudan a la empresa a gestionar mejor el tiempo y los recursos humanos.

Inforges es partner de Factorial en España, contacta con nosotros y te enseñaremos Factorial HR. En Inforges nos comprometemos a proporcionar herramientas que facilitan el cumplimiento de la ley de control horario de los trabajadores.

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Preguntas frecuentes sobre el control de horario de los trabajadores y la nueva ley

A continuación, publicamos algunas preguntas frecuentes relacionadas con el control horario.

Sí, las pausas durante la jornada laboral también deben ser registradas. Esto asegura que el registro de la jornada refleje con precisión el tiempo efectivo de trabajo.

En sectores como la hostelería, donde los horarios pueden ser irregulares, es importante utilizar un sistema de control horario flexible que permita registrar entradas y salidas en diferentes turnos y ubicaciones.

Para contabilizar el tiempo de trabajo durante el teletrabajo, se recomienda el uso de software que permita el registro de la jornada desde cualquier lugar, por ejemplo, desde el dispositivo personal del propio trabajador.

Las horas extra deben ser registradas de manera separada y clara del horario regular. El sistema de control horario debe permitir identificar y contabilizar estas horas para su adecuada compensación.

El registro de horario es obligatorio desde la entrada en vigor de la ley el 12 de mayo de 2019. Desde entonces, todas las empresas deben llevar un registro diario de la jornada de sus trabajadores.

A finales de 2023, la AEPD publicó una guía sobre el uso de datos biométricos para el control de presencia. La guía considera que estos datos son de alto riesgo y sugiere usar métodos menos intrusivos. Aunque el uso de biometría no está prohibido, debe haber una alternativa de registro disponible para los empleados. La AEPD recomienda realizar una Evaluación Previa de Protección de Datos (EIPD) y un análisis de riesgos antes de implementar estos sistemas.