Canal de denuncias (whistleblowing) ¿Es obligatorio?

¿Sabías que, a partir del mes de marzo, tener una canal de denuncias es obligatorio para ciertas empresas? Haz de tu organización un espacio seguro donde empleados y terceros puedan contribuir activamente a fortalecer la transparencia con la ayuda de una plataforma de comunicación interna.

El 16 de febrero de 2023, el Congreso español aprobó la Ley de Protección de Informantes, por la que se transpone la Directiva Whistleblowing. Esta ley entró en vigor desde el 13 de marzo, estableciendo la obligación de disponer del denominado “sistema interno de información” o canal de denuncias.

¿Qué es un canal de denuncias?

Un canal de denuncias es la herramienta de comunicación interna que permite recibir y gestionar las denuncias de forma confidencial, hechas por los candidatos, empleados, proveedores, clientes y público en general, sobre posibles conductas irregulares o ilícitas.

¿Cuál es el objetivo del canal de denuncias?

El objetivo del canal de denuncias es favorecer la transparencia y evitar el incumplimiento de leyes en el entorno laboral. Para ello es necesario:

• Crear canales de comunicación anónimos.
• Garantizar la confidencialidad de la plantilla.
• Asegurar la transparencia y la seguridad.

Requisitos de la UE que debe cumplir el canal de denuncias

• Deben permitir la posibilidad de presentar denuncias tanto por escrito como verbalmente, así como por teléfono u otros sistemas de mensajería de voz y en persona si así lo solicita el denunciante.
• Deben garantizar la confidencialidad de la identidad del denunciante y de cualquier tercero mencionado en la denuncia.
• Obligación de acusar recibo de la reclamación en un plazo máximo de 7 días desde su recepción.
• Conviene tramitar con diligencia todas las denuncias, incluidas las anónimas, cuando sean aceptables por la legislación nacional.
• Se establece un plazo máximo de 3 meses para responder al denunciante sobre la tramitación de la denuncia, a contar desde el acuse de recibo o, si no hubiera acuse de recibo, desde la expiración del plazo de 7 días desde la presentación de la denuncia.
• Garantizar que todo sujeto legitimado tenga acceso al mismo.
• Anonimizar/seudonimizar de forma obligatoria los datos no fundamentales
• Disponer de un responsable del sistema.
• Debe mostrarse disponible la información relativa al funcionamiento del canal, y mostrarse en la página de inicio de la página web, en el caso de disponer de una.
• El Libro-Registro, debe ser conservado durante 10 años, para asegurar la trazabilidad del sistema.
• Preservar la seguridad del informador o informadores, mediante el establecimiento de garantías.
• Aunar los diversos canales internos de información que existan dentro de la entidad.

¿Qué empresas del sector privado están obligadas a tener un canal de denuncias?

• Todas las empresas de 50 o más empleados.
• Todas las empresas, independientemente de su número de empleados, en el ámbito de aplicación de los actos de la Unión Europea en materia de servicios, productos y mercados financieros, prevención de blanqueo de capitales o de la financiación del terrorismo, seguridad del transporte y del medio ambiente.
• Partidos políticos, sindicatos, patronales y fundaciones.

¿Qué entidades del sector público están obligadas a tener un canal de denuncias?

• La Administración General del Estado, las administraciones regionales y provinciales.
• Los Organismos y Entidades públicas vinculadas o dependientes de alguna Administración pública.
• Las Corporaciones de Derecho Público.
• Universidades públicas.
• Las fundaciones del sector público.

¿Cuáles son los plazos para empresas y ayuntamientos para contar con un canal de denuncias?

• 13 de junio de 2023:
  • Grandes empresas, es decir, con más de 249 empleados.
  • Ayuntamientos con más de 10.000 habitantes.
• 1 de diciembre de 2023:
  • Empresas de 50 a 249 empleados.
  • Ayuntamientos con una población menor de 10.000 habitantes.

Factorial HR, la solución para cumplir con las leyes laborales y evitar sanciones

Con el software de Factorial puedes crear un ambiente seguro que contribuya activamente a fortalecer la transparencia y la comunicación interna en tu empresa:

• Genera una línea de tiempo para un seguimiento eficaz.
• Asigna un responsable para la gestión de quejas.
• Recibe notificaciones cuando se actualice o cree una denuncia.
• Mantente al día con las alertas de vencimientos de procesos abiertos.

Además, Factorial permite controlar también la comunicación externa de tu empresa con la posibilidad de presentar denuncias a exempleados, contratistas, clientes y demás.

Con el canal de denuncias de Factorial, no tienes que preocuparte por la pérdida de información:

• Cada denuncia es completamente anónima.
• Cada usuario cuenta con una credencial de acceso único.
• La información estará protegida por un canal cifrado.
• Podrás ver la descripción y datos adjuntos de cada denuncia.

El canal de denuncias para empresas es la herramienta esencial para prevenir delitos en las organizaciones. Recuerda que, tras la regulación de la responsabilidad penal de las personas jurídicas, estas pueden responder por determinados delitos regulados en el Código Penal.