En la gestión de inventarios, el stock de seguridad, el stock mínimo y máximo, el punto de pedido, el cálculo del stock de seguridad o la optimización del stock son conceptos clave que ayudan a las empresas a asegurarse de que pueden satisfacer la demanda de los clientes sin incurrir en costos excesivos debido a un exceso de inventario. Pero, ¿qué es el stock de seguridad?
¿Qué es el stock de seguridad?
El stock de seguridad es lo mismo que el inventario de seguridad. Se trata de asignar una cantidad adicional de producto, que se mantiene en el inventario, para protegerse contra las incertidumbres en la demanda del mercado y el tiempo de reabastecimiento del inventario.
El stock de seguridad actúa como un colchón para evitar la falta de stock que podría ocurrir debido a variaciones imprevistas en la demanda o retrasos en la entrega de nuevos suministros por parte de los proveedores.
¿Cómo calcular el stock de seguridad?
El stock de seguridad puede calcularse utilizando fórmulas estadísticas que consideran la desviación estándar de la demanda y el tiempo de entrega en el punto de destino, y el nivel de servicio deseado, teniendo en cuenta los tiempos de trasporte para no quedarse sin stock.
Una fórmula básica para calcular el stock de seguridad es:
Stock de seguridad = (Plazo máximo de entrega – Plazo de entrega normal) x Demanda Media.
Hay que tener en cuenta que, en ocasiones, se producen picos de demanda que no deben afectar al stock de seguridad. No debemos confundir los picos de demanda con periodos de estacionalidad al alza en las demandas de mercancía, lo primero es puntual y lo segundo se puede planificar.
La demanda estacional se refiere a patrones predecibles en la demanda de un producto o servicio que varían según las estaciones del año. Estos patrones o fluctuaciones pueden estar influenciadas por factores como la temporada, las condiciones climatológicas o los acontecimientos especiales.
¿Por qué es tan importante para una empresa el stock de seguridad?
Un correcto stock de seguridad es esencial para cualquier empresa que quiera mantenerse competitiva y satisfacer las necesidades de sus clientes.
Lo que una empresa consigue gestionando el stock de seguridad es la optimización del stock, tanto mínimo como máximo, lo que implica encontrar el equilibrio adecuado entre mantener suficiente inventario para satisfacer la demanda del cliente y minimizar los costos de almacenamiento y obsolescencia.
Este equilibrio puede conseguirse mediante la implementación de sistemas de gestión de inventario eficientes en los ERPs, por ejemplo:
- Sistema de revisión continua, o también llamado sistema de punto de pedido
- Sistema de revisión periódica
- Herramientas de pronóstico para prever de forma eficiente la demanda futura.
La optimización debería contemplar también la implicación en la mejora de las relaciones con los proveedores y trasportistas para reducir los tiempos de entrega, aumentar la flexibilidad y mejorar la precisión en los pronósticos de demanda a futuro.
Evita las roturas de stock con SAP Business One
Un ERP debe contemplar las siguientes características con relación al stock de seguridad: stock mínimo, stock máximo y punto de pedido. Todas ellas ayudarán a la empresa a gestionar y controlar el stock de seguridad de cada producto.
SAP Business One contempla de forma estándar el stock mínimo, máximo y punto de pedido comentados anteriormente, lo que nos proporciona un exhaustivo control del stock por artículo en cada almacén.
Adicionalmente, este ERP incluye informes de rotación y estacionalidad del inventario y cálculo inteligente de pronósticos de consumos basados en ventas de periodos anteriores.
Stock Mínimo en SAP Business One
El stock mínimo es la cantidad más baja de inventario que una empresa debe tener en todo momento para garantizar que la producción o las ventas no se detengan debido a la falta de materiales o productos. Este nivel de inventario tiene en cuenta el tiempo de reabastecimiento y la demanda prevista durante ese período.
Stock Máximo en SAP Business One
El stock máximo es la cantidad más alta de inventario que una empresa debe tener, si así lo estima oportuno. Se trata de controlar el stock con el fin de no estocar demasiada mercadería e incurrir en sobre costes de inventario y pérdidas económicas cuando un artículo queda descatalogado u obsoleto. No conviene estocar de más porque podemos incurrir en depreciaciones innecesarias, así como en pagos de impuestos fiscales por aumento de patrimonio.
Este nivel de inventario debería tener en cuenta el tiempo de reabastecimiento y la máxima demanda prevista durante un período de tiempo.
Punto de Pedido en SAP Business One
El punto de pedido es el nivel de inventario en el que se debe realizar un nuevo pedido para reabastecer el stock antes de que alcance un nivel críticamente bajo. Se calcula teniendo en cuenta el stock de seguridad, la demanda promedio por parte de los clientes o consumos de producción y el tiempo de entrega del proveedor. Al alcanzar este punto, se debería iniciar el lanzamiento de un pedido de reabastecimiento para asegurar la continuidad de las operaciones sin sufrir interrupciones.
Es muy sencillo crear una alerta en SAP Business One para que se informe a los usuarios responsables de la rotura del stock de un artículo en el mismo momento en que se produce. También es posible crear indicadores o KPI´s con, por ejemplo, el número de artículos cuya rotura de stock es inminente con el fin de anticiparse al problema.
Optimiza el inventario de almacén con Cegid Ekon Cloud
Con todos estos pasos podrás optimizar y aprovechar al máximo las capacidades de Cegid Ekon.
- Capacitación del personal: Asegúrate de que tu personal esté adecuadamente capacitado en el uso de Cegid Ekon y en los procedimientos óptimos de gestión de inventario. Esto garantizará que puedan aprovechar al máximo todas las funcionalidades del sistema y contribuir a la optimización del inventario.
- Auditoría inicial del inventario: Realiza un análisis exhaustivo de tu inventario actual para determinar qué productos tienes, cuántos tienes de cada uno y cuál es su rotación. Esto te dará una base sólida para comenzar a optimizar.
- Establecer niveles de inventario óptimos: Utiliza la funcionalidad de Cegid Ekonpara establecer niveles de inventario óptimos para cada producto. Esto se basará en factores como la demanda histórica, los plazos de entrega y los costos asociados con el almacenamiento y la escasez de existencias
- Seguimiento en tiempo real: Aprovecha las capacidades de seguimiento en tiempo real de Cegid Ekon para monitorear continuamente el movimiento de inventario. Esto te permitirá identificar rápidamente cualquier desviación de los niveles óptimos de inventario y tomar medidas correctivas.
- Automatización de la reposición: Configura Cegid Ekon para automatizar el proceso de reposición de inventario siempre que sea posible. Esto puede incluir la generación automática de órdenes de compra cuando los niveles de inventario caen por debajo de ciertos stocks de seguridad definidos.
- Optimización de la ubicación del inventario: Utiliza la funcionalidad de gestión de ubicaciones de Cegid Ekon para optimizar la disposición física de tu inventario en el almacén. Organiza los productos de manera que los más populares sean más accesibles y los menos populares estén en ubicaciones menos convenientes.
- Análisis de datos: Aprovecha las capacidades de análisis de datos de Cegid Ekon Vision para identificar tendencias, patrones y oportunidades de mejora en tu proceso de gestión de inventario. Esto puede incluir el análisis de la rotación de inventario, la precisión del pronóstico de la demanda y la eficiencia de la cadena de suministro.
Consejos para mantener los niveles de stock bajo control
Resulta imprescindible gestionar eficientemente el inventario para controlar con éxito la gestión y las operaciones de cualquier negocio que maneje mercaderías físicas.
Nuestro consejo para mantener los niveles de stock bajo control, se resume en emitir informes de rotación para establecer un stock de seguridad en cada artículo y almacén, utilizando los controles que nos proporcionan el stock mínimo, máximo y punto de pedido.
Para finalizar, es la formación la mejor herramienta para ayudar al usuario a gestionar el stock, ya que SAP Business One tiene múltiples herramientas para ello. Se trata de procesos sencillos de gestionar, y muy efectivos.
Preguntas frecuentes sobre el stock de seguridad
A continuación respondemos a las preguntas frecuentes sobre el stock de seguridad:
¿Cuál es la definición de rotura de stock?
Cuando, en un momento puntual, una empresa no tiene el suficiente stock de un determinado artículo para abastecer las necesidades de los clientes o del proceso de fabricación.
¿Por qué se puede dar una rotura de stock?
Una rotura del stock se puede producir por una mala previsión, stock mínimo y punto de pedido incorrecto, o por falta de información a los departamentos y usuarios responsables.
¿Es lo mismo stock de seguridad y stock mínimo?
No, ya que hay que tener en cuenta también el punto de pedido y el tiempo de abastecimiento y entrega.
¿Cuál es la fórmula del stock de seguridad?
Stock de seguridad = (Plazo máximo de entrega – Plazo de entrega normal) x Demanda Media.
