El registro horario digital será uno de los cambios normativos más relevantes para las empresas en España en los próximos años. Aunque el control horario ya es obligatorio desde 2019, la legislación avanza hacia un control horario digital obligatorio, con requisitos técnicos mucho más exigentes que los actuales.
Este nuevo escenario obliga a las empresas a replantearse cómo gestionan la jornada laboral de sus empleados y a anticiparse a la entrada en vigor del registro horario digital obligatorio, evitando riesgos legales, sanciones y problemas en caso de inspección.
En este artículo te explicamos qué es el registro horario digital, cuándo es obligatorio, qué establece el BOE, a quién afecta y cómo implantar un sistema de control horario digital que cumpla la normativa actual y futura.
Índice
¿Qué es el registro horario digital?
El registro horario digital es un sistema tecnológico que permite registrar de forma electrónica, automatizada y segura la jornada laboral de los trabajadores. A diferencia de los métodos tradicionales, el registro digital garantiza que los datos queden almacenados de forma íntegra, verificable y accesible.
Un sistema de control horario digital registra, entre otros aspectos:
- Hora exacta de inicio y finalización de la jornada
- Pausas, descansos y tiempos no productivos
- Horas extraordinarias y complementarias
- Incidencias o modificaciones justificadas
- Identificación del trabajador que realiza el fichaje
Este tipo de digital control horario no solo facilita el cumplimiento legal, sino que también aporta transparencia, orden y control interno en la gestión de los recursos humanos.
¿Es obligatorio el registro horario digital?
Actualmente, sí es obligatorio el registro horario, pero la ley todavía permite distintos formatos. Sin embargo, esto está cambiando.
Con la nueva reforma normativa, el registro horario digital obligatorio será la única forma válida de cumplir con la ley, lo que implica que:
- El registro en papel dejará de ser aceptado
- Las hojas Excel o sistemas manuales no serán válidos
- Será obligatorio disponer de un registro horario obligatorio digital, con trazabilidad y seguridad
Por tanto, ante la pregunta “¿es obligatorio el registro horario digital?”, la respuesta es clara: Sí, será obligatorio a corto plazo para todas las empresas.
Obligación del registro horario digital según el BOE
La obligación del registro horario digital se apoya en la normativa laboral vigente y en su desarrollo a través del Real Decreto, todavía no publicado en el BOE, según establece el borrador de este Real Decreto, entrará en vigor a los 20 días de su publicación y refuerza los requisitos técnicos del sistema de control horario.
El registro horario digital obligatorio según el borrador del Real Decreto deberá cumplir con el siguiente contenido mínimo:
- Garantizar un registro por medios digitales que se objetivo, fiable y accesible
- Los asientos una vez practicados, no puedan ser modificados sin la autorización de la empresa y la persona trabajadora, en caso de modificaciones, habrá de figurar una huella clara e indeleble de los cambios realizados y de su autoría.
- Garantizar el derecho a la intimidad y a la protección de datos.
- Como contenido mínimo, deberá figurar la identificación de la persona trabajadora, el régimen de jornada (a tiempo completo o parcial), con indicación del horario de trabajo y en su caso el porcentaje de parcialidad, el horario concreto de inicio y fin de cada jornada, pausas que no tengan la consideración de trabajo efectivo, tiempos de espera y de disposición cuando no sea tiempo de trabajo efectivo, identificación si la jornada se realiza de forma presencial o teletrabajo y la identificación de hora ordinaria, extraordinaria o complementaria a las horas trabajadas. En el caso de horas extraordinarias, deberá especificarse si se compensan con descanso o si se retribuirán, indicar medidas de conciliación, por ejemplo, en casos de reducción de jornada por guarda legal.
- Identificación de la persona trabajadora.
- Conservación de los asientos durante 4 años.
- Deberá de ser accesible de forma remota para la inspección de trabajo y para los Representantes sindicales.
- Elaboración por parte de la empresa de un protocolo de organización y documentación del registro de jornada
Esto significa que no cualquier herramienta sirve. Para cumplir la obligación del registro horario digital, el sistema debe estar diseñado específicamente para cumplir la ley.
¿Cuándo entra en vigor el registro horario digital obligatorio?
El Gobierno impulsó la normativa sobre el registro horario digital a través de su elevación al Consejo de ministros a finales de septiembre de 2025, donde fue aprobada en primera instancia. A partir de ese momento, el texto normativo inició su tramitación administrativa, quedando pendiente de los informes obligatorios de distintos organismos, como el Consejo de Estado o la Agencia Española de Protección de Datos, lo que supuso una ampliación de los plazos previstos.
Según las previsiones oficiales, el registro horario digital reforzado comenzó su despliegue progresivo durante 2025, con la entrada en vigor definitiva de las nuevas obligaciones a comienzos de 2026, aunque al parecer es posible que se produzca un retraso. Desde el momento de su publicación en el BOE, entrará en vigor a los 20 días. Las empresas deben estar preparadas para cumplir con los requisitos digitales exigidos por la normativa para el control horario de los trabajadores.
¿Qué empresas están obligadas a llevar un registro horario digital?
El registro horario digital obligatorio es una exigencia que afecta de forma generalizada al tejido empresarial. La normativa no establece distinciones relevantes por tamaño, sector o volumen de facturación, por lo que la obligación de implantar un sistema de control horario digital alcanza a todas las empresas que cuenten con trabajadores por cuenta ajena.
¿Existen excepciones al registro horario digital obligatorio?
De forma general, no existen excepciones relevantes. Salvo casos muy concretos regulados de manera específica (altos directivos o relaciones laborales especiales), todas las empresas están obligadas a implantar un sistema de control horario digital.
¿Qué ocurre si el sistema no cumple estos requisitos?
Cualquier herramienta que no garantice estos puntos no cumple con la normativa, aunque registre las horas de trabajo. Utilizar sistemas incompletos o no adaptados puede suponer riesgos legales y sanciones económicas para la empresa.
Por ello, es fundamental implantar un sistema de control horario digital que esté alineado con la normativa vigente y preparado para las exigencias actuales y futuras.
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¿Cómo ayuda Inforges a implantar el registro horario digital?
En Inforges ayudamos a las empresas a implantar un sistema de control horario digital que no solo cumpla con la normativa vigente, sino que esté preparado para las exigencias actuales y futuras del registro horario digital obligatorio.
Nuestro acompañamiento abarca todo el proceso, desde el análisis inicial hasta la puesta en marcha y el soporte continuo, adaptando la solución a:
- La normativa laboral en vigor y su evolución
- La entrada en vigor efectiva del registro horario digital obligatorio
- La estructura, tamaño y operativa de cada empresa
- La integración con otros sistemas de gestión, RRHH o ERP
Tecnología contrastada y soluciones líderes
Para garantizar un cumplimiento real y sencillo, en Inforges trabajamos con soluciones líderes del mercado como Factorial, una plataforma de referencia en control horario digital, gestión de personas y cumplimiento normativo.
Esto nos permite ofrecer a las empresas:
- Sistemas de registro horario digital seguros y trazables
- Acceso sencillo para trabajadores y responsables
- Información preparada para auditorías e inspecciones
- Escalabilidad a medida que crece la organización
Factorial: Software de control horario para empresas
Con Factorial además de cumplir con la obligación del registro horario digital, podrás optimizar la gestión del tiempo de trabajo y centralizar todos los procesos de control horario en una única plataforma. Factorial es un software de control horario diseñado para ayudar a las empresas a adaptarse a la nueva normativa de fichaje digital obligatorio en España, garantizando un sistema automatizado, accesible y seguro.
La solución de fichaje digital de Factorial permite registrar la jornada laboral de forma automática y fiable desde distintos dispositivos —móvil, ordenador o mediante código QR— reduciendo errores y evitando manipulaciones. Todos los registros quedan disponibles en tiempo real para empleados, responsables de equipo, representantes sindicales e incluso para la Inspección de Trabajo, facilitando la transparencia y las auditorías cuando sea necesario.
Además, Factorial asegura la correcta conservación de los datos durante el periodo legal exigido de cuatro años, almacenándolos en servidores seguros y protegidos frente a alteraciones o pérdidas. La plataforma también permite generar informes detallados sobre horas trabajadas, horas extraordinarias y ausencias, simplificando el cumplimiento normativo y mejorando la toma de decisiones en recursos humanos.
Gracias a su interfaz intuitiva y a la posibilidad de personalizar políticas de fichaje según contratos, turnos o equipos, Factorial se adapta a las necesidades reales de cada empresa. Los managers pueden revisar diariamente las horas registradas, añadir observaciones a los turnos y gestionar de forma ágil las horas extra y su remuneración, evitando errores y posibles sanciones.
Un enfoque integral: tecnología + cumplimiento + asesoramiento
Nuestro valor diferencial no está solo en la herramienta, sino en el enfoque. Combinamos tecnología, cumplimiento legal y asesoramiento especializado, para que la implantación del registro horario obligatorio digital sea rápida, clara y sin fricciones para la empresa ni para los empleados.
De este modo, Inforges garantiza que tu empresa no solo cumpla con el control horario digital obligatorio, sino que lo haga con una solución fiable, alineada con la normativa y adaptada a su realidad operativa.
Anticiparse al registro horario digital obligatorio
El registro horario digital obligatorio no es una opción, es una realidad inminente. La pregunta ya no es si será obligatorio, sino cuándo entra en vigor y si tu empresa estará preparada.
Anticiparse a la normativa es la mejor forma de evitar sanciones y convertir el cumplimiento legal en una ventaja competitiva.
