Microsoft Flow es una herramienta de Office 365 enfocada en mejorar la productividad de las personas en su trabajo. Para ello, nos ofrece la posibilidad de automatizar múltiples tareas combinando diferentes servicios y/o aplicaciones en la nube.
La principal ventaja de esta herramienta de Microsoft se centra en el número de servicios que podemos conectar. A día de hoy, como indican en su página web, podemos elegir entre 223 servicios, como por ejemplo, toda la suite de Office 365, los diferentes productos de Microsoft, redes sociales como Facebook, Instagram o Twitter y múltiples servicios en la nube como Dropbox, Google Drive y OneDrive. Además, también aparecen herramientas como Blogger, Slack, Trello, Youtube, MailChimp, entre otras.
Como comentábamos al principio, la principal característica de Microsoft Flow es que nos permite crear flujos de trabajo automatizados que nos dan la posibilidad de obtener notificaciones, sincronizar archivos o recopilar datos cada vez que se produce un evento que hemos configurado.
Es importante destacar que, para poder usar esta herramienta, tenemos que tener una licencia de Office 365. A continuación, será tan fácil como acceder al menú de aplicaciones y entrar a ella. Una vez dentro, nos encontraremos con la posibilidad de crear un flujo de trabajo desde cero o bien utilizando alguna de las diferentes plantillas que tenemos disponibles.
Existen múltiples posibilidades a la hora de configurar el inicio de un flujo de trabajo, entre las que nos encontramos las siguientes:
- Crear un elemento en un servicio de origen: Cada vez que añadamos una nueva fila en una tabla de datos, o bien, creamos un elemento en una lista y/o biblioteca de Documentos de nuestro Portal de SharePoint, cuando recibimos la entrada de un tuit en Twitter, nuestro flujo de trabajo se podrá configurar para que se este se inicie y empiece su ejecución.
- Periodicidad: Además, se puede configurar el flujo de trabajo desde la propia aplicación de Flow para que este se ejecute cada cierto tiempo, o bien, en una fecha y hora concreta.
- Peticiones HTTP: Otra de las posibilidades que tenemos, es vincular el inicio de un flujo de trabajo a una petición Post en una API externa, o bien utilizando una URL de petición de inicio del flujo para así poder utilizarla desde aplicaciones de terceros. Esto nos permitirá poder implementarlo en múltiples casuísticas.
Tareas que podemos automatizar con la ayuda de Microsoft Flow
- Enviar un correo electrónico de aprobación cuando se agregue un nuevo elemento en una lista de SharePoint.
- Guardar datos adjuntos de correo electrónico de Office 365 en OneDrive.
- Copiar archivos de una carpeta de SharePoint a una carpeta de Dropbox.
- Registrar respuestas de Forms en una lista de SharePoint.
- Agregar los turnos nuevos de StaffHub al calendario de Office 365.
- Crear tareas en Planner cuando se creen tareas en Outlook.
- Publicar mensajes en Microsoft Teams cuando se cree una tarea nueva en Planner.
- Crear una tarea en Planner desde Trello.
- Reenviar notificaciones por correo electrónico de Office 365 a un canal de Slack.
- Recibir alertas meteorológicas diarios en el correo electrónico y en el teléfono.
- Enviar un correo electrónico cuando haya alertas de datos de PowerBI.
- Ejecutar un análisis de sentimiento en tweets e insertar resultados en PowerBI.
- Guardar tweets que incluyan un hashtag específico en una lista de SharePoint.
Si lo deseas, puedes consultar el resto de posibilidades que nos ofrece desde la web oficial de Microsoft Flow.
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Una migración de correo y documentación a Microsoft 365 no es un proyecto donde a los usuarios se les migra la información, se les entrega un manual y se espera que adopten la nueva forma de trabajo de forma espontánea. Cuando se quiere iniciar un proyecto de puesta en marcha de una o varias herramientas de Microsoft 365 es necesario acompañar el Plan de Migración con un Plan de Adopción.
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