A través herramientas de Microsoft 365 como son SharePoint y Power Automate, hemos desarrollado un proyecto que facilita la gestión y colaboración directa con los clientes, agilizando considerablemente el proceso de producción. ¡Descubre el caso de éxito SharePoint!
El Centro Tecnológico del Mármol, Piedra y Materiales, creado en 1996 con dimensión local y regional, opera desde 2001 con carácter nacional tras su inscripción como Centro de Innovación y Tecnología a nivel nacional.
Dispone de un personal altamente cualificado que está desarrollando proyectos de investigación y servicios tecnológicos de gran valor añadido para el sector minero y afines.
Adicionalmente, abarca otras áreas muy significativas, como son la formación, la difusión tecnológica y el asesoramiento técnico.
La oferta formativa actual consta de más de 20 cursos diferentes en las categorías de Prevención de Riesgos Laborales, Medio Ambiente y Sostenibilidad, Instrucciones Técnicas Complementarias (ITCs) Mineras y Explosivos.
Caso de éxito SharePoint:
El reto:
Desde CTM ejecutan un importante número de acciones formativas anualmente, lo que conlleva una gestión, tanto técnica como documental, relevante. La gestión documental y relaciones con nuestros clientes estaban siendo controladas a través de herramientas de Microsoft 365 de nivel intermedio.
Debido al gran volumen de trabajo y a su sistema de calidad (certificado por la ISO 9001), que tiene el objetivo de ofrecer un servicio mejorado a sus clientes y una mejor relación con ellos, decidieron optar por un conocimiento y gestión avanzada de los servicios a través de novedosas herramientas como son SharePoint y Power Automate.
Objetivos del Proyecto
El proyecto ha tenido 3 objetivos:
- Desplegar una plataforma de gestión de la formación que permita al Área de Formación trabajar de forma colaborativa con toda la información y documentación necesaria en los diferentes procesos, incluyendo aspectos de automatización de documentos.
- Dar acceso a esta plataforma a los asociados y clientes para que puedan consultar online la información que necesitan.
- Realizar un traspaso de conocimiento sobre automatización, de forma que, el Área de Formación pueda seguir avanzando en la senda de la robotización.
¿Cuál ha sido la solución adoptada?
Se ha empleado un Portal de SharePoint, junto con Bibliotecas y Listas donde tanto los colaboradores del Área de Formación como los propios asociados y clientes de CTM pueden acceder y gestionar la información.
Los colaboradores del Área de Formación dan de alta a las empresas, y alumnos que reciben formación, así como los proyectos, cursos, acciones formativas, profesores, etc.
Las empresas asociadas cuyos empleados reciben formación pueden acceder a consultar qué empleados han recibido formación, qué cursos han realizado, y descargar los diplomas acreditativos.
Además, mediante la herramienta de robotización Power Automate, se han implementado flujos de trabajo que resuelven de forma automática tareas recurrentes de poco valor que antes realizaban los colaboradores.
Es decir, tanto los diplomas acreditativos de los alumnos, como diversas plantillas necesarias para el correcto desarrollo del curso con las garantías de calidad adecuadas: hojas de control de asistencia, de evaluación, etc.; se generan de forma automática en cuestión de minutos.
La metodología empleada en el proyecto ha incluido un traspaso del conocimiento acerca de la herramienta de automatización hacia el equipo de Formación. De este modo, se han desarrollado las capacidades internas que permiten seguir avanzando en la incorporación de nuevas mejoras y funcionalidades.
