Cómo empezar a trabajar con la Contabilidad Analítica de SAP Business One

Muchas empresas realizan análisis de gastos e ingresos que miden la rentabilidad de sus actividades empresariales o incluso de sus departamentos. En el post de hoy vamos a ver la función de contabilidad analítica de SAP Business One.

Esta funcionalidad nos permite definir conjuntos de centros de coste y normas de reparto. La creación de estos informes nos proporcionará información relevante relacionada con los costes de la empresa.

Para comenzar con la contabilidad analítica debemos entrar en el apartado de finanzas, en la pestaña contabilidad de costes, desplegamos y nos aparecerán los distintos componentes de la contabilidad de costes.

Dimensiones

En primer lugar, es necesario crear una dimensión.

Las dimensiones nos brindan diferentes vistas del análisis de gastos e ingresos. SAP Business One nos ofrece cinco dimensiones para el objeto de análisis de costes. Esta será la única limitación que encontraremos en la contabilidad analítica.

Normalmente en las empresas los análisis de costes más frecuentes son los análisis departamentales, entre los cuales se reparten los costes en función de los diversos departamentos que tiene la empresa. Dentro de estos departamentales otro reparto de costes que se da con bastante frecuencia es el reparto por comerciales tanto para ingresos como para gastos, ya sea por zona geográfica, distintos comerciales, etc.

Centros de Costes

El siguiente paso para continuar con la contabilidad analítica, será crear los distintos centros de coste.

Un centro de coste es una unidad o sector empresarial que desempeña una función empresarial específica, como fabricar productos específicos o proporcionar un servicio específico. El centro de coste representa la división o departamento correspondiente y se utiliza para consolidar los gastos y los ingresos procedentes de la actividad continua de la unidad organizacional específica.

Para los gastos y los ingresos que se pueden asignar directamente a un centro de coste, se puede definir una norma de reparto directa. Cuando creamos un centro de coste, SAP Business One crea una norma de reparto automáticamente. Esta norma de reparto no puede modificarse. Los valores por defecto de la norma de reparto son los siguientes:

• Los valores en los campos Código y Descripción son los mismos que aparecen en los campos Centro de coste y Nombre del centro de coste correspondiente.
• La dimensión y el período de validez son los mismos que los del centro de coste correspondiente.
• Las casillas Activo e Imputación directa se seleccionan automáticamente.
• El valor del centro de coste correspondiente es 100 de un total de 100.

Una vez creados los centros de coste, no tendremos limitaciones. SAP Business One nos mostrará una tabla en la que se ven los distintos centros de coste que tengamos vinculados a cada una de estas dimensiones. En estas dimensiones comerciales tenemos las normas de reparto de los distintos comerciales.

Normas de reparto

Una norma de reparto es un método de la contabilidad de costes que se utiliza para asignar gastos e ingresos directos e indirectos a uno o varios centros de coste.

Las normas de reparto contienen información de la proporción de gastos o ingresos que se asignarán a cada centro de coste.

Podemos enlazar normas de reparto con facturas de gastos y ventas. Como resultado, el importe de cada transacción contable que se contabiliza en estas cuentas se graba en los centros de beneficio respectivos según la proporción definida en las normas de reparto.

SAP Business One cuenta con tres tipos de normas de reparto:

• Las normas de reparto que crea SAP Business One cuando se crean centros de coste. A cada centro de coste le corresponde una norma de reparto de este tipo.
• Normas de reparto que se crean como datos maestros. Este tipo de norma de reparto es el más común. Se crea para asignar gastos e ingresos directos e indirectos a uno o varios centros de coste.
• Normas de reparto que se crean de forma manual para transacciones individuales. Este tipo de norma de reparto se define para transacciones específicas y no afecta los datos maestros de la norma de reparto.

Como vemos, la contabilidad analítica es una funcionalidad de SAP Business One muy útil, pues nos facilita información sobre nuestro negocio que nos ayudará a la hora de tomar decisiones acertadas. En definitiva, otra ventaja de usar SAP Business One en tu empresa.