Ley Crea y Crece. Factura electrónica 100% obligatoria

Con la Ley Crea y Crece, la factura electrónica obligatoria entre empresas en España ya está aquí. El Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital publicó el pasado 15 de junio de 2023 el borrador del reglamento técnico que extenderá la obligación de facturar electrónicamente al 100% de las empresas, profesionales y autónomos españoles. 

Tras la publicación del borrador se inicia un plazo de audiencia pública que finaliza el 10 de julio de 2023, periodo durante el que los agentes interesados podrán aportar sus observaciones y sugerencias referentes al proyecto de factura electrónica obligatoria en España.

El borrador especifica los requisitos técnicos que deben tener las soluciones que emitan o reciban Facturas Electrónicas y desarrolla la Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de Empresas (Ley Crea y Crece), está a punto de pasar al Consejo de ministros para su aprobación definitiva, con lo que podríamos tener aprobado el texto definitivo antes de agosto.

¿A qué nos obliga la Ley Crea y crece?

La Ley obliga a todas las empresas y autónomos a expedir, remitir y recibir facturas electrónicas, y especifica los requerimientos técnicos que deben tener tanto la «solución de Facturación Pública» como las «plataformas de intercambio de facturas electrónicas privadas».

Fases para la implantación de la Ley Crea y Crece

Una vez aprobado el Real Decreto, la Ley contempla dos fases para su implantación:

• 1ª Fase: Empresarios y profesionales con una facturación anual superior a 8 millones de euros, tendrán un año desde que se haya aprobado el reglamento.
• 2ª Fase: El resto de las empresas, profesionales y autónomos tendrán dos años, desde la aprobación de dicho desarrollo reglamentario.

Durante el año en el que todavía las empresas pequeñas y los autónomos no están obligadas, las empresas más grandes, las que facturen más de 8 millones, además de aplicar el nuevo sistema, estarán obligadas a acompañar dichas facturas electrónicas de un documento en formato PDF cuando se relacionen con los pequeños empresarios.

Ley Crea y Crece: Definiciones de interés

• Factura Electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales. Aquella factura expedida y recibida en formato electrónico entre empresarios y profesionales en la que se documenten operaciones comerciales concertadas entre ellos, que reúna las características técnicas contenidas en esta norma y en sus posibles desarrollos reglamentarios
• Plataforma de intercambio de facturas electrónicas de carácter privado.  Es la infraestructura tecnológica que permite el direccionamiento de facturas electrónicas entre el emisor de la factura y su destinatario, que reúna los requisitos técnicos contenidos en esta norma y en sus posibles desarrollos reglamentarios.

• Solución Pública de Facturación Electrónica. Es el conjunto de soluciones provistas por la Agencia Estatal de Administración Tributaria para:
  • Servir de infraestructura de facturación electrónica, emisión y recepción de facturas, de aquellos empresarios o profesionales que así lo elijan.
  • Servir de repositorio universal y obligatorio de todas las facturas electrónicas, proveyendo, así mismo, servicios generales de seguimiento del cobro en los términos de este Reglamento y opciones de descarga en línea individual o masiva para los emisores y destinatarios de las facturas y sus autorizados.

Intercambio de factura electrónica

• Las empresas y los profesionales que estén obligados a emitir y transmitir las facturas electrónicas a sus clientes y a recibirlas de sus proveedores, tendrán que hacerlo a través de alguno de los dos sistemas indicados en el punto anterior, con la posibilidad de ambos sistemas a la vez.
• Independiente de lo dicho en el punto anterior, todos los emisores de factura electrónica que utilicen la solución privada estarán obligados a remitir una copia fiel de cada factura a la citada solución pública.
• Los receptores de facturas electrónicas a través de una plataforma de intercambio de carácter privado deberán hacer público su punto de entrada de facturas electrónicas en todas sus comunicaciones con otras empresas y profesionales y, en su caso, en su página web, de lo contrario, se entenderá que su punto de entrada es la solución pública de facturación electrónica
• A no ser que se diga expresamente lo contrario, se entenderá que todas las empresas y profesionales optarán por la solución pública.

Interoperabilidad entre plataformas de facturación electrónica

Para garantizar la interoperabilidad entre plataformas de facturación electrónica, se contemplan los siguientes aspectos:

• Lo primero, se han definido unos formatos informáticos estándar específico, al menos 4 formatos (XML, UBL, EDIFACT y Facturae)para que un documento electrónico se pueda considerar una factura electrónica.
• Los operadores de plataformas de factura electrónica privadas deberán tener capacidad de transformar una factura electrónica entre todos los formatos admitidos, garantizando la preservación de la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.
• Las facturas electrónicas emitidas por medio de plataformas de factura electrónica privadas deberán estar firmadas por el emisor con firma electrónica avanzada.
• Cuando la emisión y la recepción de facturas electrónicas se hagan a plataformas de facturación electrónica privada distintas, la sintaxis y especificaciones técnicas de dicha factura serán las acordadas por el emisor y destinatario, pero recaerá en la del emisor la obligación de transformar el mensaje de factura electrónica antes de que quede firmado electrónicamente para que se ajuste a la sintaxis y especificaciones técnicas acordadas. En ausencia de acuerdo entre las partes, la sintaxis y especificaciones técnicas a utilizar serán las mismas que se requieran para la remisión de las facturas a la solución pública de facturación.
• En el caso de plataformas de intercambio de facturas electrónicas privadas, los emisores de las facturas estarán obligados a remitir una copia de esta a la solución pública de facturación electrónica.
• Todas las facturas electrónicas deberán identificarse con un código único que necesariamente contendrá el número de identificación fiscal del emisor; el número y serie de la factura y la fecha de expedición de la factura.
• Las empresas y profesionales podrán estipular que las facturas electrónicas contengan especificaciones de información más allá del contenido mínimo regulado.

Estados de la factura electrónica

Los destinatarios de facturas electrónicas deberán, de acuerdo con la Ley Crea y Crece, informar al obligado a expedir la factura de los siguientes estados de la factura:

• Aceptación o rechazo comercial de la factura y su fecha.
• Pago efectivo completo de la factura y su fecha. 

Adicionalmente, se podrá informar de los siguientes estados:

• Aceptación o rechazo comercial parcial de la factura y su fecha.
• Pago parcial de la factura, importe pagado y su fecha.
• Cesión de la factura a un tercero para su cobro o pago, con identificación del cesionario y su fecha de cesión.

La información sobre los estados de la factura deberá remitirse en un plazo máximo de 4 días naturales desde la fecha del estado que se informa en cada caso.

Los operadores de plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas deberán articular soluciones tecnológicas ágiles para intercambiar información sobre los estados de la factura.

Ley Crea y Crece: Destino de la información

La Agencia Estatal de la Administración tributaria extraerá información estadística de las facturas electrónicas remitidas al sistema público de facturación electrónica y de los reportes de información sobre el pago de facturas que permita monitorizar el cumplimiento de la normativa sobre morosidad comercial en los diferentes sectores de la economía.

La Agencia Estatal de la Administración tributaria proporcionará al Observatorio Estatal de la Morosidad Privada, toda la información disponible para el cumplimiento de su función de publicación anual de un listado de empresas que hayan incumplido los plazos de pago.

La Agencia Estatal de Administración Tributaria desarrollará una aplicación o formulario gratuito, que bajo determinadas condiciones y requisitos pondrá a disposición de las pequeñas empresas y profesionales para permitir a estos operadores la generación de facturas electrónicas y su puesta a disposición de las contrapartes y de la Administración Pública utilizando para ello la solución pública de facturación electrónica.

Para finalizar, solamente recordar que si tienes un ERP, tendrás que adaptarlo para realizar los envíos y recepción de las facturas. Y en aquellos que sea posible, integrar dichas facturas en el ERP de forma automática.

Nunca está de más asegurarte de que tu ERP cumple con las leyes que están surgiendo.

En Inforges somos expertos en implantación de SAP ERP para Pymes SAP Business One y podemos asesorarte sobre la obligación de facturación electrónica con la nueva Ley Crea y Crece.