Power Apps en Microsoft 365 Empoderando al usuario

¿Necesitas una aplicación para gestión de cargas? ¿para inspección de vehículos? o quizás ¿para solicitud de presupuestos? Power Apps es una herramienta que forma parte de Microsoft 365 y que nos permite crear rápidamente aplicaciones para nuestros usuarios, sin necesidad de tener conocimientos de programación. Power Apps está pensada para que los empleados de negocio puedan ser “autónomos” en la creación de aplicaciones. ¿A qué tipo de empleados nos referimos cuando decimos “empleados de negocio”? Son aquellos empleados que conocen los procesos de nuestra compañía, y que, además, tienen manejo y afinidad con la tecnología. Y la tenemos disponible en las tiendas de aplicaciones, Google Play y Apple Store, para su descarga. Un usuario que quiera utilizar una aplicación de Power Apps podrá acceder al listado de las aplicaciones que tiene disponibles, es decir, que han sido “compartidas” con él, desde:

• Cualquier navegador web
• Un smartphone Tablet, tanto Android como iOS.

Las aplicaciones que creamos para nuestros usuarios pueden utilizarse desde cualquier dispositivo, y desde cualquier ubicación.

¿Casos de uso de Power Apps en Microsoft 365?

El entorno Power Apps es ideal para aplicaciones de captura de información en campo, es decir, cuando tenemos usuarios que necesitan recopilar información en texto o imagen del resultado de una operación: carga, expedición, inspección, revisión, etc. Nuestros usuarios dejarán de usar el papel para recopilar esta información y lo reemplazarán por un dispositivo móvil, ahorrando tiempo y papel. Vamos a ilustrarlo con varios casos de uso.

• Power Apps para Gestión de Cargas: Mis usuarios de Logística, cada vez que se carga un camión con una Expedición, utilizan una aplicación para almacenar fotografías de:
  • Matrícula del Camión
  • Fotos del interior del camión con la distribución de los palets y los paquetes que van en el camión

• Power Apps para Inspección de Vehículos: Mis usuarios de Mantenimiento, después de la descarga de un camión propio, realizan una inspección del vehículo:
  • Estado de neumáticos, motor, limpieza, etc.
  • Fotografías de posibles daños, averías, etc.

• Power Apps para Solicitud de Presupuesto: Mis usuarios Comerciales en movilidad, pueden utilizar su Smartphone para grabar una Solicitud de Presupuesto para un Cliente. Las solicitudes son recibidas por mis usuarios Técnicos y son respondidas con un fichero adjunto a cada Comercial.

• Power Apps para Contabilización de Frutos: Mis técnicos obtienen fotografías de las matas de frutales y las envían indicando el tipo de fruto y la variedad y la fecha. Un algoritmo de IA realiza un conteo del número de frutos encontrado en las fotografías y envía por email al técnico un informe con las conclusiones obtenidas, y el grado de madurez de esa plantación.

Nuestros “empleados de negocio” van a disponer de un entorno para crear aplicaciones llamado Power Apps Studio, que es un entorno “Low code”. Los entornos “Low code” son entornos para la creación de aplicaciones y software con poco código, y Microsoft ha posicionado Power Apps en el cuadrante mágico de Gartner para aplicaciones “Low code”.

Y todavía hay más, porque dentro de este entorno podremos incorporar a nuestras aplicaciones componentes y modelos de Inteligencia Artificial (IA), que necesitarán que los “entrenemos” para que funcionen correctamente. Por ejemplo:

• El procesamiento de formularios: Mi aplicación puede tomar una fotografía de un albarán y encontrar la información de: fecha, proveedor (nombre, NIF), importe, etc.
• La detección de objetos dentro de imágenes: Mi aplicación puede tomar una fotografía de la etiqueta de una prenda de ropa y obtener los tratamientos adecuados

¿Cómo comenzar con Power Apps?

Lo primero es identificar esa oportunidad de mejora en alguno de los procesos internos de nuestra compañía. Tenemos que evaluar aquellas situaciones donde podríamos tener un ahorro de horas, hombre (simplificación del proceso) o un ahorro de papel u otros recursos. Para implementar nuestra primera aplicación, quizá sea mejor apoyarnos en una empresa colaboradora que nos ayude a definir la metodología: obtener requisitos, diseñar la aplicación y los datos, etc. El siguiente paso, si disponemos de empleados de negocio, afines a la tecnología y que queremos que desarrollen aplicaciones en la compañía, es empoderarlos formándoles en la plataforma mediante la asistencia a workshops de Power Apps, Power Automate y Lists. Cuando dispongamos de varios empleados de negocio que han desarrollado aplicaciones, y tenemos un catálogo de aplicaciones, será necesaria alguna metodología adicional que nos permita poner orden en el catálogo, es decir, gestionar el Ciclo de Vida de las Aplicaciones. La creación de aplicaciones no es una cuestión solo de programación, aunque se trate de low code, si no de:

• Viabilidad
• Requisitos
• Planificación
• Análisis
• Diseño
• Implementación
• Integración y pruebas
• Implantación (puesta en marcha)

En resumen, con Power Apps se abre un horizonte donde la creación de aplicaciones sencillas para optimizar procesos, reduciendo tiempos y eliminando el papel, puede ser asumida por nuestros empleados de negocio, si los empoderamos y formamos para hacerlo. Descubre con Inforges todo lo que Microsoft365 puede hacer por tu empresa.