Microsoft 365 para PYMES: Por dónde empezar y cómo sacarle el máximo partido

¿No tienes Microsoft365? ¿Lo tienes pero no le estás sacando partido? ¿Te preocupa la seguridad de tus datos? ¿Tienes un elevado número de usuarios y necesitas poner orden? ¿necesitas una solución para gestión de proyectos?… En este post te contamos como abordar tu proyecto Microsoft 365 para pymes dependiendo de tu punto de partida.

Microsoft 365 es una solución cloud compuesta por herramientas que permiten a las empresas mejorar su seguridad, productividad y el trabajo en equipo, potenciando y agilizando el proceso de su transformación digital.  Es la suite más vendida en el mundo gracias a las innovaciones que incorpora, su evolución constante y el cumplimiento de todos los estándares en cuanto a ley de protección de datos se refiere, y un proyecto a abordar por los departamentos de TI de las Pymes.

¿Por dónde empezar? ¿Cómo le saco el máximo partido? ¡Toma nota!

Modernización del puesto de trabajo

Si tu empresa no dispone de Microsoft 365, el primer paso es la modernización del puesto de trabajo, que básicamente consiste en migrar la información corporativa hacia la suite y explotar sus servicios base. En este paso, podemos abordar el Correo, la Identidad, la Seguridad y la Productividad. Según lo escogido será necesaria la formación a usuarios en la adopción inicial de los servicios implantados y la formación técnica asociada a los servicios migrados.

Seguridad y Protección de la Información. Microsoft 365 para pymes

Dada la exposición de información y usuarios a ciberataques, el siguiente paso estaría relacionado con la seguridad y protección de la información, un complemento al proceso de modernización del puesto de trabajo, pero también un proyecto a abordar por pymes que ya tienen Microsoft 365 y necesitan potenciar este aspecto, fundamental hoy en día.¿Echaste un vistazo a nuestro post 5 motivos para hacer una evaluación de seguridad de Microsoft 365?

Adopción de productividad

Ya tenemos Microsoft 365, es el turno de la productividad, tanto personal como organizativa. Es el momento de aprovechar el conocimiento de la organización y simplificar el flujo de trabajo; ser productivo desde cualquier lugar; con acceso seguro, uso compartido y almacenamiento de archivos, tanto en el trabajo, como en casa o en los desplazamientos; fomentar el trabajo en equipo y por supuesto mantener a tu equipo informado de todo con el chat, las reuniones online y las llamadas. Para ello será necesario implantar SharePoint, OneDrive y Equipos de Teams y migrar la información departamental desde repositorios locales.

Potenciar Teams en tu empresa

Sin duda Microsoft Teams está siendo una de las aplicaciones más adoptadas en los últimos tiempos dada la explosión del teletrabajo y la movilidad de los usuarios. ¿Qué puedes hacer con Teams? Toma nota:

• Reuniones efectivas entre el personal de la organización y colaboradores o partners.
• Eventos públicos en directo
• Salas de reunión con equipamiento certificado
• Integración de Centralita Virtual
• Integración de chatbots, conectores, flujos de trabajo automatizados, etc.

Gobernanza de Microsoft 365

¿El número de equipos en Teams es elevado? ¿No existe un criterio claro ni nomenclatura a la hora de desplegar nuevos equipos en Teams u organizar SharePoint? ¿Está reglado el uso compartido con usuarios externos?

Si tu organización cuenta con un gran número de usuarios o un largo recorrido temporal utilizando las herramientas de productividad de Microsoft 365, es el momento de abordar, si no lo has hecho ya, un proyecto de “Gobernanza de Microsoft 365”.

Aplicaciones de negocio con Microsoft 365

Todas las herramientas de Microsoft 365 tienen evolución constante, rápida e incesante, con un torrente de nuevas funcionalidades en las aplicaciones existentes y por supuesto las hay nuevas. La INFOGRAFÍA: Trabajar en equipo con Office 365 ¿Qué herramienta de Office 365 utilizarás y para qué si eres…? Te ayudará un poco a poner orden en tu empresa.

Además, Microsoft 365 permite implantar soluciones estratégicas para mejorar la productividad en diferentes escenarios empresariales como: Gestión de proyectos, Calidad y Medioambiente, Seguridad Alimentaria, PRL, Incidencias en fábrica, etc.

Acompañamiento y Servicios Gestionados

Para aquellas empresas que no dispongan de personal cualificado, administrador de sistemas o que quieran delegar el proyecto en un partner de referencia y centrarse en el negocio, la solución sería contratar un servicio de “Servicios Gestionados”, que ofrecerá cobertura en el día a día a los usuarios y se encargará de la evolución de la plataforma:

• Setup – Activación
• Acompañamiento a la adopción
• Gestión y evolución de la Seguridad

Formación técnica o productividad Microsoft 365

Para finalizar, si lo que necesitas es formación disponemos de un amplio catálogo orientado a:

• Formación técnica: Orientada a los administradores TI y personal Help Desk cuyo rol se basa en mantener la salud, seguridad, funcionalidad y gobernanza de los distintos servicios de la suite.
• Formación uso y productividad; Orientada a usuarios finales y usuarios clave, cuyo fin es potenciar el conocimiento, uso y creatividad.

¿Tienes claro por dónde empezar? ¿Necesitas ayuda con tu proyecto? Contacta con nosotros y saca el máximo partido a Microsoft 365.