La optimización de procesos y recursos trata de establecer acciones de mejora en aquellas tareas que intervienen en la elaboración del producto y/o servicio que ofrecemos desde nuestra organización. Es este post, te damos 5 claves que te permitirán establecer una hoja de ruta para obtener el mejor resultado utilizando los recursos de manera adecuada.
Las organizaciones son espacios de interacción entre personas, procesos, tecnología, etc. El reto está en conseguir una adecuada integración entre todos ellos para asegurar que todas y cada una de las piezas, que conforman el motor de la organización, encajan de manera adecuada. Esto solo es posible con un conocimiento profundo de dicho espacio. De esta manera, seremos capaces de generar el movimiento necesario, aprovechando los recursos y la interconexión de todas las partes.
Dos de los elementos de vital importancia en la empresa son, por un lado, los procesos y, por otro, los recursos de los que se dispone. Por tanto, es necesario asegurar un adecuado manejo de dichos elementos.
Si echamos una mirada hacia el pasado, podremos observar que, en el mundo empresarial, los cambios que han tenido lugar en cada época tienen su origen en el deseo de obtener una mayor eficiencia en los procesos y los recursos empleados. Un claro ejemplo de ello fue la Revolución Industrial, donde el avance tecnológico supuso un aumento significativo de la capacidad de producción, disminuyendo el tiempo en la fabricación, dando paso a la producción en serie, simplificando las tareas complejas en varias operaciones simples. Pero, si nos paramos a pensarlo un momento, no solo observamos esta necesidad en el mundo empresarial. También, en nuestro día a día buscamos diferentes maneras de ser más eficientes, es decir, buscamos nuevas formas de “obtener más por menos”. Y es que, es muy importante tener claro lo que queremos pero, sobre todo, cómo conseguirlo. Por ello, es importante emplear los recursos justos y necesarios, ni más ni menos.
La optimización tiene como objetivo mejorar el resultado en aquello que hacemos. Por tanto, la optimización de los procesos y los recursos trata de establecer acciones de mejora en aquellas tareas que intervienen en la elaboración del producto y/o servicio que ofrecemos desde nuestra organización. Y es que, este planteamiento es de suma importancia, puesto que, las acciones de mejora siempre han de ir enfocadas hacia la búsqueda de la excelencia en dicho producto y/o servicio que ofrecemos a nuestros clientes, y con el que pretendemos satisfacer plenamente sus necesidades. Ya que, en última instancia, estamos haciendo referencia a factores que pueden aportar un gran valor a nuestra organización. Pues son los objetivos de la empresa y la metodología que emplea para conseguirlos, decisiones estratégicas y operativas que han de asegurar en todo momento la mejor calidad, el mejor servicio y el mejor precio.
Optimización de procesos y recursos: 5 claves
Como lo importante es establecer un buen método… ¡Vamos a pasar a la acción!
1. Identifica el proceso y los recursos implicados
En esta primera fase, por un lado, vamos a definir el proceso y, por otro lado, vamos a establecer qué recursos son necesarios para llevarlo a cabo como, por ejemplo; materiales que utilizamos, el tiempo que empleamos, el coste, las personas implicadas, etc.
2. Desglosa el proceso en sus diferentes acciones
En esta fase el objetivo es dividir en pequeñas acciones los pasos que lo conforman, es decir, entradas y salidas del proceso. Es importante conocer y plasmar todos y cada uno de los pasos que en él intervienen y la interacción que se da entre ellos. Esto nos aportará un mayor control y nos servirá de ayuda para tomar mejores decisiones de mejora.
3. Establece KPIs en aquellas acciones clave del proceso
Los KPIs son indicadores de medida centrados en obtener una mejora en la eficacia del proceso, garantizando una visión objetiva de la situación. En resumen, si lo que queremos es mejorar, lo que tendremos que hacer es medir.
4. Analiza los datos y toma las decisiones oportunas
Analiza los resultados obtenidos a partir de los indicadores de medida que establecimos en la fase anterior. La comparación entre estos y los datos con los que partíamos inicialmente, nos aporta la información necesaria que nos permitirá tomar la decisión correcta acerca de cuáles son las acciones de mejora necesarias.
5. Realiza un seguimiento continuo
Establecer fechas en el calendario para evaluar de manera continuada, proporcionando un feedback de la situación, recogiendo y analizando las incidencias que hayan podido surgir, así como las aportaciones que permitan una mejora. El objetivo en esta fase es realizar los reajustes necesarios para que, en cualquier caso, obtengamos como resultado nuestro objetivo principal, la optimización.
En conclusión, se trata de establecer una hoja de ruta que nos sirva para ubicarnos, implantando un plan de acción estratégico que permita obtener el mejor resultado, utilizando los recursos de manera adecuada.
Desde Inforges, inherente a nuestro ADN y a nuestra cultura, orientamos nuestras acciones y decisiones al éxito de los proyectos y a la satisfacción del cliente. De esta manera, proponemos soluciones a nuestros clientes que aporten valor a su organización, a través de la obtención de unos resultados excelentes, identificando los recursos necesarios y exprimiendo al máximo todo su potencial, a través de una metodología basada en la mejora continua.
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