Gestionar la facturación de forma correcta en SAP Business One es esencial para mantener la coherencia contable, evitar errores y asegurar el cumplimiento de la normativa vigente. SAP Business One es el ERP que contempla toda la gestión de una empresa, centralizando la información relacionada con ventas, clientes, impuestos y contabilidad, lo que permite generar documentos fiables, trazables y completamente integrados con el resto de las áreas de la empresa.
En esta guía encontrarás una explicación clara del proceso de facturación, los pasos previos necesarios y una serie de recomendaciones útiles para sacarle el máximo partido al sistema.
Índice
Antes de facturar en SAP Business One: configuración necesaria
La calidad de la facturación depende en gran medida de que la información base del ERP esté correctamente configurada.
1. Datos del Socio de Negocio
Comprueba que la ficha del cliente esté actualizada y contenga los datos correctos:
NIF y datos fiscales
Dirección de facturación
Condiciones de pago
Lista de precios asignada
Indicaciones comerciales o de crédito
Un maestro de cliente bien definido evita incidencias en impuestos, series o contabilización automática.
2. Maestro de artículos y servicios
Asegúrate de que los artículos o servicios que vas a facturar incluyen:
Precio y moneda
Códigos de IVA
Grupo de determinación de cuentas contables
Descripción actualizada
Configuración de inventario (si aplica)
En todas las empresas, una buena parametrización inicial facilita que las facturas se creen automáticamente con los impuestos correctos sin necesidad de ajustes manuales, optimizando el proceso de facturación.
Métodos de facturación en SAP Business One
Existen dos formas de generar una factura en SAP Business One:
- Factura desde un documento anterior, habitualmente un albarán de entrega
- Factura directa sin documentos previos
- Proceso automático de facturación
Característica | Factura desde Albarán | Factura Directa |
|---|---|---|
Uso habitual | Empresas con logística o inventario | Servicios, consultorías, ventas rápidas |
Requisitos | Albarán registrado | Ninguno |
Método | “Copiar de → Albarán de entrega”
| Añadir líneas manualmente
|
Ventaja | Trazabilidad | Rapidez |
¿Cómo facturar desde un albarán en SAP Business One?
Este método es utilizado por empresas que trabajan con inventario, distribución o procesos logísticos.
- Entra en Ventas – Clientes > Factura de clientes
- Selecciona el Cliente
- Haz clic en Copiar de
- Elige Albarán de entrega
- Selecciona el o los albaranes pendientes para agrupar varios en la misma factura
- SAP copiará automáticamente cantidades, precios, impuestos y series
- Revisa y pulsa Crear
Este proceso garantiza la trazabilidad completa desde la oferta, pedido, entrega y facturación, además de actualizar automáticamente el inventario y los saldos contables.
¿Cómo crear una factura directa en SAP Business One?
La factura directa se utiliza en empresas cuyo servicio o venta no requiere un documento logístico previo.
- Accede a Ventas – Clientes > Factura de clientes
- Selecciona el cliente
- En el cuerpo del documento, añade manualmente artículos o servicios
- Indica cantidades, precios e impuestos
- Verifica los totales
- Pulsa Crear
Es ideal para actividades como consultoría, reparaciones, atención en mostrador o formación.
¿Cómo facturar albaranes de forma automática en SAP Business One?
Este método es el más utilizado por empresas que trabajan con inventario, distribución o procesos logísticos.
- Entra en Ventas – Clientes > Asistente de creación de documentos
- Selecciona el Escenario de facturación o crea uno nuevo
- Elige documento origen y destino, así como fechas y límites de selección
- Ejecuta el asistente y grábalo para posteriores facturaciones
SAP generara automáticamente las facturas y asientos contables y realizara la trazabilidad entre los documentos facturados
Integración contable y control financiero
Una de las mayores ventajas de SAP Business One es la integración automática entre ventas y contabilidad. Cada vez que se genera una factura, el sistema crea inmediatamente un asiento contable asociado, lo que permite mantener la información siempre sincronizada sin necesidad de registros manuales. Esta automatización actualiza de forma directa:
- Cuentas de ingresos, clasificando las ventas por grupo de artículos o tipo de servicio.
- IVA repercutido, reflejando el impuesto correcto según la operación.
- Saldo del cliente, imprescindible para el control de cobros y la antigüedad de la deuda.
- Libro diario, manteniendo todos los movimientos ordenados y listos para auditoría o cierre mensual.
Para asegurar que estos procesos funcionan correctamente, es recomendable revisar periódicamente:
- La determinación de cuentas, es la configuración de las cuentas contables que se utilizan en el proceso de ventas y hay que revisarlas especialmente si cambias tu estructura de ingresos o el plan contable.
- La configuración de impuestos, para evitar cálculos erróneos tras actualizaciones legislativas o cambios en tipos de IVA.
- Las series de numeración, que deben mantenerse sin saltos y correctamente asignadas para evitar errores legales.
- La correspondencia entre documentos logísticos y contables, esta correlación la hace el sistema de forma automática asegurando que ofertas, pedidos, albaranes y facturas están correctamente enlazados.
Muchas empresas realizan revisiones trimestrales o auditorías internas para confirmar que toda la automatización contable funciona sin descuadres, evitando así incidencias en los cierres contables, conciliaciones o auditorías externas.
Cumplimiento normativo y facturación verificable
La normativa antifraude avanza rápidamente en España, y los sistemas como Verifactu se convertirán en una obligación para todas las empresas que emiten facturas. SAP Business One puede integrarse con soluciones certificadas para garantizar que cada factura cumple con los requisitos de trazabilidad, integridad y envío automático de registros.
Para prepararte adecuadamente, es recomendable revisar:
- La configuración fiscal del ERP, asegurándose de que todos los tipos de impuestos, retenciones y reglas fiscales están actualizados conforme a la normativa vigente.
- La estructura de los registros de facturación, comprobando que la información generada en SAP contiene los campos necesarios para los sistemas verificables.
- La compatibilidad con software de facturación verificable, para garantizar una integración futura sin cambios drásticos en los procesos.
Preparar el sistema con antelación evita adaptaciones de urgencia o rectificaciones masivas cuando la normativa sea plenamente obligatoria. También mejora la seguridad jurídica y reduce riesgos en procesos de inspección o auditoría.
Facturación en entornos con TPV, comercio electrónico o integraciones
En empresas que venden tanto físicamente como online, la facturación puede generarse desde diferentes canales. SAP Business One permite integrar:
- Pedidos de tiendas físicas
- Pedidos de eCommerce
- Sincronización de inventario y precios
- Creación automática de documentos de entrega y factura
Esto facilita que todo el circuito de venta llegue a SAP con los impuestos, precios y clientes correctos, evitando la duplicidad de datos y los errores manuales.
Recomendaciones finales para facturar sin errores en SAP Business One
Mantén maestros de clientes y artículos siempre actualizados.
Revisa periódicamente datos fiscales, precios e impuestos para evitar facturas incorrectas. Una buena base de datos reduce la necesidad de realizar abonos y facturas rectificativas.
Revisa la determinación contable si cambia tu modelo financiero
Al modificar cuentas, impuestos o grupos de artículos, valida que los asientos se generen correctamente. Un pequeño ajuste puede evitar saldos en cuentas no deseadas.
Controla los albaranes pendientes de facturar
Los albaranes abiertos pueden provocar retrasos en ingresos y errores en inventario. Revisarlos de forma regular asegura que no queden ventas sin facturar. SAP dispone de herramientas y alertas a los usuarios para informar de los documentos pendientes de facturar.
Audita las series y numeración de documentos
Mantén las series ordenadas y sin saltos para evitar incidencias legales o duplicidades. Una numeración clara facilita auditorías y revisiones fiscales.
Analiza los informes de ventas e impuestos periódicamente
Estos informes ayudan a detectar incoherencias en precios, impuestos o descuentos. Revisarlos permite corregir errores antes de que afecten a la contabilidad.
Asegura una política de copias de seguridad
La facturación es un proceso crítico, por lo que disponer de backups actualizados evita pérdidas de información. Una buena política de respaldo aporta a la empresa tranquilidad y continuidad.
Comprueba el asiento contable cuando introduzcas nuevas reglas
Valida los primeros documentos tras un cambio en impuestos o cuentas. Así podrás corregir cualquier incidencia antes de que afecte a más facturas.
Inforges es partner de SAP Business One
Inforges es partner de SAP Business One, lo que nos permite ofrecer a las empresas un acompañamiento completo en su proceso de digitalización y gestión empresarial. Contamos con una amplia experiencia en la implementación de SAP Business One en sectores como alimentación, suministros agrícolas, retail, moda, metal, entre otros, y nuestros consultores de SAP Business One te guiarán paso a paso en la configuración y uso del sistema, ayudándote a optimizar todos los procesos de tu empresa, incluida la facturación. Además, te proporcionaremos recomendaciones personalizadas para que puedas sacar el máximo provecho de las funcionalidades del sistema y evitar errores comunes.
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