¿Conoces el nuevo reglamento de facturación que establece los requisitos que deben adoptar los programas y sistemas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales? ¿Está tu programa informático de gestión (ERP) preparado? ¿Sabías que deberás tener operativo tu sistema informático adaptado antes del 1 de julio de 2025? El reglamento entró en vigor el 7 de diciembre, y en este post te contamos todas las novedades.
El 5 de diciembre de 2023 se aprobó el Real Decreto sobre los requisitos de los programas informáticos de facturación, es decir, los requisitos que deben de adoptar los programas informáticos que soportan los procesos de facturación de las empresas, así como la estandarización de los formatos de las facturas (Reglamento Veri*Factu o Verifactu).
Este real decreto pretende conseguir la modernización de la dotación digital de pymes, microempresas y autónomos, a la vez que una mejora en el cumplimiento tributario y en la lucha contra el incumplimiento.
¿Por qué un reglamento para los sistemas informáticos de que soportan los procesos contables y de facturación?
La necesidad de adaptación de las empresas a las exigencias de la digitalización y la mejora de la asistencia y del control tributario, impone nuevas necesidades de estandarización y modernización de los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soportan los procesos contables, de facturación y de gestión de empresarios y profesionales.
- Es necesario asegurar la interconexión de los sistemas informáticos, y su compatibilidad con los sistemas informáticos de clientes, proveedores y administraciones públicas.
- Hay que asegurar la calidad de la información, la confianza en la inalterabilidad indebida de los datos, la trazabilidad de los mismos
- Dificultar el fraude y facilitar la comprobación de datos.
- Conseguir mayor eficacia en la comprobación tributaria.
Prohibición de software de doble uso
La digitalización de los procesos de gestión empresarial que realizan el registro y control de las operaciones y la emisión de facturas se llevan a cabo mediante el uso de sistemas informáticos. Las autoridades tributarias precisan de los mismos para verificar el correcto cumplimiento de las obligaciones fiscales.
La Administración debe poder acceder e interactuar con los datos en su formato nativo, sin traslados o conversiones informáticas, y evitar, de una forma preventiva y radical, comportamientos de falta de integridad, como la manipulación o alteración de los registros después de su generación.
Este real decreto pretende asegurar que la extracción y aportación de datos de facturación que se deba realizar a la Administración tributaria se produzca en su formato original, sin alteraciones en los registros que contengan la información generada en la emisión de los documentos electrónicos o físicos de las facturas.
Está prohibido el uso del llamado “software de supresión de ventas” o “software de doble uso”, es decir, de programas que permiten borrar o alterar datos
¿Qué deben garantizar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión?
El Real Decreto trae una nueva obligación tributaria, la obligación, por parte de las empresas, de que los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos.
Todo sistema informático deberá contar con una declaración responsable que asegure que cumple con la Ley y el nuevo Real Decreto
Las empresas deben desarrollar programas que aseguren que toda transacción comercial genera una factura y una anotación en el sistema informático del contribuyente e impide la ulterior alteración de tales anotaciones, permitiendo, en su caso, la simultánea o posterior remisión de la información de los mismos a la Administración tributaria.
Por tanto, todo sistema informático debe contar obligatoriamente con una declaración responsable, expedida por la persona o entidad productora, fabricante o desarrolladora del mismo, que asegure el compromiso por parte de esta de suministrar productos digitales que cumplan con los requisitos establecidos en la Ley General Tributaria y en este real decreto.
El contenido de este real decreto resulta compatible con la implantación de la factura electrónica.
Requisitos de los sistemas informáticos de facturación (SIF)
Los requisitos que deben cumplir los programas informáticos de facturación son los siguientes:
- Capacidad para remitir por medios electrónicos a la Administración Tributaria de forma continua, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente todos los registros de facturación.
- Garantizar la integridad e inalterabilidad de los registros de facturación.
- Cualquier necesidad de corrección o anulación deberá tener un registro adicional posterior.
- Trazabilidad de los registros de facturación que deben estar encadenados.
- Garantizar la conservación, la accesibilidad y la legibilidad de los registros
- Deberá contar con un registro de eventos
- El sistema informático deberá encontrarse debidamente disociado el acceso a la información con transcendencia tributaria del acceso a información confidencial de carácter no patrimonial (datos de clientes).
¿Cuándo entra en vigor el uso del Sistema Informático de Facturación – SIF?
Este Real Decreto obliga a las empresas a tener adaptados sus sistemas informáticos antes del 1 de Julio de 2025.
Por su parte, los desarrolladores y fabricantes de sistemas informáticos deberán tenerlos en el mercado en un plazo de 9 meses desde la aprobación de la Orden Ministerial.
¿Se aplicará a los colectivos incluidos en el Suministro Inmediato de Información (SII)?
El nuevo reglamento de facturas se aplicará a todos los empresarios y por todas sus operaciones, con la excepción de aquellos que ya estén sometidos al Suministro Inmediato de Información (SII) o de los que no tengan obligación de facturación.
El colectivo incluido obligatoriamente en el “SII” está integrado por todos aquellos sujetos pasivos cuya obligación de autoliquidar el Impuesto sobre el Valor Añadido sea mensual:
- Grandes Empresas (facturación superior a 6 millones de €)
- Grupos de IVA
- Inscritos en el REDEME (Registro de Devolución Mensual del IVA)
¿Qué tiene que ver la “Ley Antifraude”, la “Ley crea y crece”, el “Real Decreto del 5 de diciembre” y “Verifactu”?
La Ley crea y crece, la Ley Antifraude, el Real Decreto del 5 de diciembre y Verifactu tienen que ver entre sí porque todas ellas tienen como objetivo mejorar la transparencia y la lucha contra el fraude fiscal en España. De forma muy simplificada:
- La Ley Antifraude se aprobó en julio de 2021 y pretende acabar con el fraude fiscal por lo que pone el foco en acabar con el software de doble uso y en el envío de registros de facturación a Hacienda mediante software certificado. Más que perseguirlo, pone los medios para evitarlo. Establece los requisitos que deben cumplir los Sistemas Informáticos de Facturación o sistemas VeriFactu.
- Verifactu es una plataforma de verificación de facturas electrónicas desarrollada por la Agencia Tributaria. VeriFactu está regulado por la Ley Antifraude.
- La ley Crea y Crece se aprobó el 28 de septiembre de 2022 y está enfocada al fomento de la creación de empresas y acabar con la morosidad comercial y entre sus medidas, introduce la facturación electrónica entre empresas.
- El pasado 6 de diciembre de 2023, se publicó en el BOE el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación. Este reglamento se conoce también como «Reglamento Veri*factu o Verifactu» y tiene como objetivo garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación, evitando así el fraude fiscal.
¿Cómo puedo saber si mi ERP o software de gestión cumple con las nuevas leyes?
Para saber si tu software de gestión ERP cumple con las nuevas leyes, aquí tienes algunos consejos:
Revisa la documentación de tu software de gestión
Examina la documentación proporcionada por tu proveedor y busca secciones específicas que aborden el cumplimiento normativo: manuales, guías y documentos de actualización.
Habla con tu proveedor de ERP
Ponte en contacto con tu proveedor de tu ERP para que te informe sobre las actualizaciones de cumplimiento normativo. Asegúrate de que estén al día de los cambios legales y tengan planificadas o hayan realizado las adaptaciones necesarias en su software.
Participación en eventos y webinars sobre el nuevo reglamento de facturación y los sistemas informáticos
Asiste a eventos, seminarios web o conferencias organizados por tu proveedor de software u organismos oficiales.
Si tienes dudas, contrata un auditor/consultor externo.
Consulta a profesionales legales, auditores o consultores especializados en la normativa que afecta a tu industria y región. Pueden ayudarte a evaluar si tu ERP cumple con los requisitos legales y sugerir cambiar de ERP si fuese necesario.
Recuerda que el cumplimiento normativo puede variar según la ubicación geográfica y la industria, por lo que es importante adaptar estos pasos a tu situación específica. Si no lo has leído, echa un vistazo a nuestra publicación: ¿Cumple tu Sistema ERP con las leyes que están surgiendo?
¿Qué tengo que hacer si mi ERP o software de gestión no cumple con las nuevas leyes?
Si tu software de gestión ERP no cumple con las nuevas leyes:
- Actualiza el software de facturación a una versión que cumpla con los requisitos.
- Considera cambiar tu software e Implementa un nuevo sistema informático de facturación que cumpla con los requisitos.
¡Adiós a las técnicas de registro de facturación manuales o no conectadas o a soluciones que no están preparadas para responder rápidamente a las necesidades normativas de tu empresa!
Inforges y el nuevo reglamento de facturación que afecta a los Sistemas Informáticos
Si estás utilizando SAP Business One o Cegid Ekon no debes preocuparte por nada. Trabajamos para adecuar nuestras aplicaciones a las nuevas leyes. Si por el contrario tu software no es capaz de cumplirlas en plazo y forma, y estás pensando cambiar de ERP, no lo dudes, contacta con nosotros.
Desde Inforges, te ofrecemos asesoramiento en las obligaciones que puede tener como empresa. Para ello, contarás con un equipo de profesionales expertos en todo lo relacionado con la factura electrónica obligatoria.
Preguntas frecuentes sobre el nuevo reglamento de facturación y los SIF
A continuación, puedes consultar algunas preguntas frecuentes sobre el nuevo reglamento y los sistemas informáticos:
¿Qué es el software de doble uso?
El software de doble uso son programas ilegales que permiten llevar una doble contabilidad, es decir, ocultar parte de los ingresos, manipulando la facturación del negocio.
¿Qué significa la abreviatura SIF empleada por la Agencia Tributaria relacionada con el nuevo reglamento de facturación?
SIF = Sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, que en el Reglamento son mencionados de forma abreviada como “sistemas informáticos de facturación” o simplemente “sistemas informáticos”.
¿Qué se considera sistema informático de facturación?
Se considera Sistema Informático de Información” al conjunto de hardware y software utilizado para expedir facturas mediante la realización de las siguientes acciones:
- Admitir la entrada de información de facturación por cualquier método.
- Conservar la información de facturación, ya sea mediante su almacenamiento en el propio sistema informático de facturación o mediante su salida al exterior del mismo en un soporte físico de cualquier tipo y naturaleza o a través de la remisión telemática a otro sistema informático, sea o no de facturación.
- Procesar la información de facturación mediante cualquier procedimiento para producir otros resultados derivados, independientemente de dónde se realice este proceso, pudiendo ser en el propio sistema informático de facturación o en otro sistema informático previa remisión de la información al mismo por cualquier vía directa o indirecta.
¿Qué pasa si mis sistemas informáticos no cumplen con los requisitos del nuevo reglamento de facturación?
Si no cumples con los requisitos del nuevo reglamento de facturación, te puedes enfrentar a multas y sanciones accesorias, como la suspensión de la actividad o la pérdida de beneficios fiscales.
