Cómo realizar un adecuado control de gastos de tu empresa de manera sencilla

En este post veremos la importancia de llevar un control de gastos exhaustivo de nuestra empresa, los tipos de gastos que existen y cuándo es necesario tomar decisiones sobre los mismos para mejorar la situación económica de nuestro negocio.

En general, y más en tiempos de crisis, el primer paso que dan las empresas para mejorar su situación económica es la reducción de sus gastos. Pero, para poder tomar este tipo de decisiones, resulta de vital importancia realizar un buen control de gastos en cada una de las áreas que componen nuestra organización. Es por ello que, como ya dijimos en anteriores posts, “Lo que no se mide no se puede controlar. Lo que no se puede controlar no se puede mejorar”.

Cómo conocer los gastos de nuestro negocio.

En primer lugar, es imprescindible que nuestra información contable esté actualizada y muestre la realidad del negocio. Los datos deben ser fiables para la toma de decisiones y ello solo es posible mediante un sistema de información contable actualizado. Para ello, existen diferentes sistemas ERP en el mercado, como SAP Business One, que nos permitirán automatizar la carga y la clasificación de los datos.

En segundo lugar, debemos conocer la naturaleza de todos los gastos de nuestra empresa. Para ello, debemos diferenciar entre gastos variables y gastos fijos.

• Los gastos variables son aquellos que están directamente vinculados con el volumen de actividad de nuestra empresa. Por ejemplo: materia prima, mano de obra directa, transporte y distribución, etc.
• Los gastos fijos son los que se producen independientemente del volumen de ventas de la empresa, véase: alquileres, seguros, suministros, nóminas, etc.

Cómo controlar los gastos de nuestra empresa.

Una vez tengamos los gastos actualizados y clasificados, podremos implantar un sistema de control de gastos que constará de los siguientes pasos:

• Se revisarán todos los gastos para distinguir cuáles son imprescindibles y cuáles son superfluos, y procederemos a prescindir de estos últimos.
• A su vez, buscaremos alternativas menos costosas para aquellos gastos que sean susceptibles de ello. Una de las estrategias para disminuir el gasto podría ser la negociación con los proveedores actuales o la búsqueda de nuevos proveedores para el mismo tipo de servicio o producto a menor precio.
• Barajaremos las posibilidades de “variabilizar” los gastos, esto es, convertir parte de los gastos fijos que no podamos eliminar en gastos variables con el fin de flexibilizar nuestra estructura de costes. Por ejemplo: contratar personal temporal, subcontratar servicios y operaciones, etc.
• Habrá gastos que se produzcan de manera periódica y otros de manera puntual, y deberemos ser capaz de distinguirlos. Para ello, habrá que llevar un seguimiento de los gastos con el fin de periodificar aquellos que no sean constantes para así anticiparnos a ellos independientemente de cuándo se produzca el pago.
• Por último, es conveniente dotar una provisión cuando existan gastos originados en el mismo ejercicio o en el anterior, pérdidas o deudas cuyo importe es conocido o se puede estimar con facilidad. De esta manera, nos aseguraremos de que en el momento en el que tengamos que hacer frente a esos gastos contaremos con los recursos suficientes. Un ejemplo de ello serían obligaciones derivadas de litigios en curso, por indemnizaciones o por deudas tributarias.

Por qué presupuestar los gastos de nuestro negocio.

Tras tener clasificados y controlados nuestros gastos, el siguiente paso será realizar una planificación de los gastos. Ello implica la participación de todas las áreas de responsabilidad de la organización para asegurarnos de que cada centro de coste queda cubierto y se utiliza un criterio uniforme.

En nuestro post 5 razones por las que debes hacer un presupuesto anual en tu empresa os explicamos qué es y por qué es esencial elaborar un presupuesto. En el caso que nos ocupa, el beneficio principal es que, gracias a tener presupuestados todos nuestros gastos de forma mensualizada, podremos detectar desviaciones de forma temprana y llevar a cabo las acciones necesarias para evitar un aumento continuado de nuestros gastos y gestionar de forma eficiente los recursos disponibles.

Como buenos gestores, deberemos replantearnos al inicio de cada ejercicio cada uno de los gastos de nuestra empresa y analizar si son susceptibles de ser reducidos, eliminados o variabilizados. Con una buena planificación y disciplina podremos controlar de forma sencilla nuestros gastos y allanar el camino hacia nuestros objetivos anuales.

Por todo ello, debemos entender que llevar a cabo de un adecuado control de gastos será una de las claves que nos ayudará a controlar los principales parámetros de nuestra empresa a la hora de establecer nuestro Control de Gestión.