¿Sabías que más del 90% de las pymes están priorizando la automatización de sus procesos para mejorar la gestión de sus activos, la eficiencia o el servicio al cliente? ¿o que la inteligencia artificial se ha posicionado como motor de la automatización? Si no perteneces a ese 90% o quieres saber más, en este post te contamos qué es exactamente la automatización de procesos, por dónde empezar, qué soluciones existen en el mercado y cómo puedes aplicarla de forma estratégica para hacer crecer tu negocio de forma sostenible.
Índice
¿Qué es la automatización de procesos?
Cuando hablamos de automatización de procesos, nos referimos al uso de herramientas tecnológicas para que se encarguen de tareas repetitivas, tareas que tienen pasos, secuencias y reglas formalizadas, tareas que antes se hacían de manera manual y ahora queremos que sean automáticas. Y es que un proceso automatizado puede ser 32 veces más rápido comparado con el proceso manual. ¿No merece la pena?
¿Cuál es el objetivo de la automatización de procesos en las empresas?
No lo dudes, el principal objetivo de automatizar procesos es transformar la forma en que una empresa opera para acelerar los procesos, mejorar los tiempos de respuesta, ser más eficiente y por tanto más competitiva.
“Cuando automatizas procesos puedes controlar lo que se hace en tu empresa hasta el mínimo detalle”
¿Cuál es el primer paso que debes dar para automatizar procesos?
Clara la definición y el objetivo, seguro que te preguntarás ¿Cuál es el primer paso que debo dar para embarcarme en la automatización de procesos? La respuesta es sencilla: La automatización empieza con un buen diagnóstico. Y es que para que la automatización realmente funcione y aporte valor a la empresa, no basta con adoptar tecnología: hace falta una estrategia clara y bien ejecutada.
¡Identifica bien qué procesos automatizar! No todos los procesos necesitan ser automatizados. Es importante centrarse en aquellos que son repetitivos, consumen tiempo y tienen margen de mejora clara.
Recuerda, no tienes por qué enfrentarse solo, siempre puedes contar con expertos en consultoría de automatización que te ayuden a dar el primer paso, trabajando contigo para entender tus necesidades de negocio y luego desarrollan soluciones personalizadas de automatización.
No importa el tamaño o sector de la organización. Todas pueden hacer uso de la automatización de procesos ¡Descubre como podemos ayudarte!
Automatización de flujos de trabajo vs RPA vs IPA vs APA: Elegir el enfoque adecuado para la automatización
Aunque automatización de procesos, automatización de flujos de trabajo, automatización robótica de procesos (RPA), automatización inteligente de procesos (IPA) y automatización de procesos con agentes (APA) esté relacionadas, no son lo mismo. ¡Toma nota!
- La automatización de procesos es el término amplio que abarca cualquier método para automatizar tareas o flujos de trabajo. Hablamos de software, hardware o una combinación de ambos.
- La automatización de flujos de trabajo implica usar software para gestionar de forma autónoma flujos de tareas y datos según las reglas de la empresa.
- RPA usa robots de software y se enfoca en tareas repetitivas basadas en reglas.
- La automatización inteligente de procesos (IPA) combina RPA con tecnologías de Inteligencia Artificial (IA), como IA generativa, aprendizaje automático (ML), procesamiento del lenguaje natural (PNL) y análisis de datos, para automatizar procesos más complejos que requieren toma de decisiones y aprendizaje.
- La automatización de procesos con agentes (APA) representa una evolución en la automatización inteligente; aprovecha agentes de IA que trabajan de manera independiente para lograr objetivos predefinidos.
¿Cuál debes utilizar? Pues dependerá de lo que quieras hacer, de tu objetivo.
“Combinar automatización de flujos de trabajo, RPA, IPA y APA te permitirá tener un ecosistema sólido de automatización empresarial”
¿Qué herramientas existen para la automatización de procesos?
Como empresario interesado en el poder de la automatización para ahorrar tiempo y costes, te presentamos cuatro herramientas que podrán ayudarte a reducir el trabajo innecesario y a reservar tu tiempo y el de tu equipo para las cosas realmente importantes.
- Microsoft Power Automate: Si ya usas herramientas de Microsoft 365 como Outlook, Teams o Excel, esta solución puede ser una gran aliada. Permite diseñar flujos de trabajo inteligentes con poco o ningún código, facilitando que cualquier área pueda automatizar tareas, desde enviar notificaciones hasta gestionar aprobaciones, ayudando a ahorrar tiempo y evitar errores.
- UiPath: Ideal para tareas administrativas, su interfaz, sencilla e intuitiva, está pensada para incluso quienes no tienen experiencia técnica y quieren crear sus propios “robots”. Además, combina automatización robótica de procesos con inteligencia artificial, lo que la hace adaptable y escalable, tanto para empresas grandes como pequeñas.
- Copilot Studio: Esta herramienta aprovecha la inteligencia artificial para facilitar la creación y gestión de automatizaciones personalizadas, combinando capacidades avanzadas de IA con una interfaz amigable.
- Blue Prism: Más orientada a compañías grandes que requieren un control centralizado y una gobernanza rigurosa en sus procesos. Blue Prism ofrece una plataforma robusta con funciones avanzadas de inteligencia artificial y una red de socios que potencia la automatización inteligente.
Inforges es partner de Microsoft y UiPath
Low-code y no-code: Automatización al alcance de todos
El uso de plataformas low-code y no-code, te permitirán crear soluciones y automatizar procesos sin necesidad de ser un experto en programación.
- Con low-code, puedes usar herramientas visuales con bloques predefinidos para construir aplicaciones rápidamente, con muy poco código.
- Y con no-code, todo es más sencillo aún: solo tienes que arrastrar y soltar para diseñar y automatizar lo que necesites, sin escribir ni una línea de código.
Estas plataformas hacen que la automatización esté al alcance de todos, especialmente para las PYMES que buscan soluciones rápidas, efectivas y sin complicaciones.
“Cada empresa tiene necesidades específicas, por eso es importante evaluar cuál es la herramienta que se adapta mejor a tu realidad y objetivos”
¿Qué procesos se pueden automatizar?
Finanzas y contabilidad, ventas, marketing, producción, logística, recursos humanos, …, todas las áreas de la empresa pueden beneficiarse con procesos automatizados que ahorran tiempo y mejoran la productividad. ¿Quieres ideas?
- Contabilidad y Finanzas: La conciliación bancaria, la emisión automática de facturas y seguimiento de pagos se agilizan y vuelven más precisos gracias a la automatización.
- Gestión de Inventarios: Controlar el stock, realizar pedidos a proveedores y registrar entradas y salidas automáticamente ayuda a evitar errores y asegura que siempre tengas lo necesario cuando lo necesitas.
- Recursos Humanos: Desde la gestión de nóminas hasta el seguimiento de solicitudes de vacaciones o procesos de reclutamiento, automatizar estas tareas facilita el trabajo y reduce errores.
- Atención al Cliente: Los chatbots pueden responder preguntas frecuentes, gestionar tickets y enviar encuestas de satisfacción, mejorando la experiencia del cliente y liberando a tu equipo para enfocarse en casos más complejos.
- Ventas y Marketing: Automatizar el envío de correos, segmentar clientes y gestionar leads permite que tus campañas sean más efectivas y personalizadas, sin necesidad de hacerlo manualmente.
¿A qué esperas? Seguro que hay procesos que puedes automatizar YA en tu negocio
¿Está tu empresa preparada para la automatización de procesos?
Antes de lanzarte a la automatización de procesos, es importante que evalúes si tu empresa está lista para dar ese paso. ¡Chequea los siguientes puntos!:
Conoces bien tus procesos
Tienes identificadas qué tareas son repetitivas y dónde se producen errores o retrasos frecuentes.
La calidad y acceso a tus datos está revisada
Tus datos son precisos y fáciles de integrar con las nuevas tecnologías.
Cuentas con una infraestructura tecnológica preparada para la automatización
Tu empresa cuenta con el hardware y el software necesario, además de sistemas que permiten conectar con las herramientas de automatización.
Cuentas con presupuesto y tienes claro el retorno
Tienes presupuesto para invertir en las automatizaciones tienes claro los beneficios que aportarán a tu negocio.
Cuentas con personal preparado y capacitado para abordar el proyecto de automatización
Tu personal tiene las habilidades necesarias y una actitud abierta a los cambios tecnológicos.
Tienes planificado como vas a gestionar el cambio
Tienes preparado un plan para comunicar y formar a tus equipos, buscando su apoyo y comprensión.
Tienes todo controlado en relación con la seguridad y cumplimiento
Te has asegurado de que las soluciones cumplen con las normas de seguridad y regulaciones aplicables.
Has investigado y probado las herramientas
Conoces las opciones del mercado y has podido realizar pruebas piloto antes de realizar las implementaciones.
Necesitas apoyo experto para llevar a cabo las automatizaciones, en todas o algunas de las fases: diagnóstico, implementación y formación de los equipos
Cuentas con consultores externos especializados y tienes claro que ofrecer formación continua a tu equipo marca la diferencia.
“Si has detectado puntos débiles, no te preocupes, lo ideal es corregirlos antes de automatizar para que el proceso sea más sencillo y los resultados, mucho mejores”
Las personas son clave para una automatización de procesos exitosa en tu empresa
Para que la automatización sea un éxito, es fundamental involucrar desde el principio a todas las personas clave dentro de la empresa:
- Dirección: Deben entender los beneficios y retos para apoyar y liderar la iniciativa.
- Equipo de TI: Son quienes integran y configuran las nuevas herramientas tecnológicas.
- Usuarios finales: Las personas que usarán las soluciones a diario tienen que participar en el diseño y pruebas para asegurar que funcionen realmente.
Contar con su participación activa ayudará a tener una visión completa del negocio y a gestionar cualquier resistencia al cambio.
Los roles clave para una implementación exitosa son:
- Gestor de proyectos: Coordina el proceso y mantiene el proyecto en marcha.
- Analista de negocio: Detecta qué procesos automatizar y evalúa su impacto.
- Especialista en automatización: Configura y adapta las herramientas para que encajen con las necesidades de la empresa.
- Equipo de soporte técnico: Se encarga del mantenimiento y solucionar posibles problemas tras la puesta en marcha.
¿Cuáles son las ventajas de la automatización de procesos en una empresa?
Gracias a la automatización de procesos:
- Ganas tiempo.
- Reduces costes operativos.
- Aumentas la productividad.
- Mejoras la precisión, minimizando errores.
- Mayor calidad.
- Liberas a los trabajadores de tareas “de poco valor” para que se centren en tareas más estratégicas y creativas.
- Mejora la toma de decisiones.
8 pasos para la automatización de procesos en una empresa
Los 8 pasos para automatizar procesos en tu empresa son.:
- Diagnóstico inicial.
- Identificación de procesos clave a automatizar.
- Involucración del personal de la empresa.
- Evaluación de herramientas.
- Desarrollo de un piloto para probar su efectividad.
- Evaluación de los resultados del plan piloto, realizar
- Preparar el despliegue completo.
- Medición y mejora continua.
- Revisión/actualización del proyecto.
12 Ejemplos de automatización de procesos en las empresas
A continuación, te mostramos 12 casos prácticos donde la automatización aporta un gran valor:
- Escanea, procesa y archiva facturas automáticamente, reduce errores y acelera pagos.
- Implementa un chatbot para responder de forma rápida y con precisión a las preguntas de tus clientes.
- Envía campañas segmentadas según el comportamiento de cada usuario de forma automática para aumentar la efectividad.
- Actualiza el stock en tiempo real para evitar faltantes y optimizar los pedidos.
- Automatiza la solicitud y descarga de notas simples.
- Automatiza conciliaciones bancarias.
- Automatiza la preparación de pedidos en tu ERP.
- Gestiona cobros para mayor precisión y rapidez.
- Automatiza tu CRM para la gestión de leads y oportunidades, facilitando el seguimiento y cierre de ventas.
- Asigna tareas y monitoriza el avance de tus proyectos de forma automática, mejorando la coordinación del equipo.
- Optimiza y actualiza los datos de tus cuadros de mandos Power BI, y mejora la toma de decisiones.
- Automatiza el seguimiento de vencimientos legales, la generación de documentos estándar y el control de importaciones con la AEAT.
¡Puedes tener tu primer proceso robotizado en muy poco tiempo! Y lo mejor, ¡beneficios medibles!
Inforges, expertos en consultoría en automatización de procesos
No hay vuelta atrás, tu empresa tiene que incorporar esta tecnología. No importa el tamaño de la organización o el sector. Todas las empresas pueden beneficiarse.
Inforges participa en todas las fases de la automatización, integramos las automatizaciones con otros servicios corporativos, y colaboramos con todas las áreas de la compañía.
En Inforges te ayudamos a identificar oportunidades, seleccionar las mejores herramientas y diseñar soluciones de automatización adaptadas a tu negocio. Contacta con nosotros y comienza hoy tu camino hacia una empresa más ágil, competitiva y preparada para el futuro.
Inforges es partner de Microsoft y UiPath, habla con un experto en automatización de Inforges.
"Las PYMES que adoptan la automatización se posicionan mejor para enfrentar los desafíos futuros y aprovechar nuevas oportunidades de mercado."
Preguntas frecuentes sobre la automatización de procesos
A continuación, te mostramos algunas preguntas frecuentes relacionadas con la automatización de procesos que te pueden interesar.
¿Cuánto cuesta la automatización de procesos?
El coste de la automatización de procesos varía en función de varios factores:
- la complejidad del proceso
- las herramientas utilizadas
- el número de usuarios
- y si se requiere desarrollo a medida
Existen soluciones muy accesibles para pequeñas y medianas empresas, especialmente con herramientas «low-code» como Power Automate. En general, se trata de una inversión con un alto retorno, ya que reduce errores, acelera tareas y libera tiempo del equipo para tareas de mayor valor.
¿Por qué contar con una consultora de automatización de procesos?
Contar con una consultora especializada como Inforges garantiza un enfoque estratégico, seguro y personalizado. Una consultora no solo identifica qué procesos automatizar, sino que diseña soluciones eficientes, selecciona las herramientas más adecuadas y acompaña en toda la implementación. Además, ayuda a evitar errores comunes y acelera la adopción del cambio dentro de la organización.
¿Cuándo automatizar un proceso?
Un proceso es buen candidato para ser automatizado cuando es repetitivo, manual, consume mucho tiempo y es propenso a errores.
También es recomendable automatizar cuando se necesita escalabilidad, trazabilidad o cumplimiento normativo.
El momento ideal es cuando una empresa busca crecer sin aumentar costes operativos o quiere mejorar la experiencia del cliente.
¿Por qué es importante la automatización de procesos en una empresa?
Porque permite a las empresas ser más eficientes, ágiles y competitivas. Automatizar reduce tiempos de ejecución, minimiza errores humanos y mejora la calidad del servicio. Además, libera recursos para enfocarse en la innovación y en tareas estratégicas, lo que impulsa la transformación digital y el crecimiento sostenible.
¿Qué empresas utilizan la automatización de procesos?
Empresas de todos los sectores y tamaños, desde grandes corporaciones hasta PYMES, ya están aprovechando la automatización. Sectores como banca, salud, industria, logística y retail la aplican para optimizar desde procesos internos hasta la atención al cliente. Gracias a herramientas accesibles, hoy cualquier empresa puede automatizar de forma escalable y rentable.
¿Qué procesos no se pueden automatizar?
No todos los procesos son automatizables. Aquellos que requieren juicio humano complejo, empatía, creatividad o decisiones no estructuradas suelen mantenerse manuales.
También conviene evitar automatizar procesos mal definidos o en constante cambio, ya que esto puede generar más ineficiencia.
¡La clave está en analizar, estandarizar y luego automatizar!
