Factura electrónica obligatoria, ¿está tu empresa preparada?

Con la Ley Crea y Crece, aprobada en 2022, irrumpe en el mundo empresarial la factura electrónica obligatoria para todas las empresas, incluidos los autónomos, con el fin de facilitar la trazabilidad y la gestión de los cobros, pero ¿qué es la factura electrónica obligatoria? ¿Cómo afecta a mi negocio? ¿Cómo me adapto a la facturación electrónica obligatoria? ¿Es lo mismo que Verifactu? La respuesta a estas preguntas y mucho más en este post.

1. ¿Qué tienen que ver factura electrónica obligatoria y Verifactu?
2. ¿Qué normativa regula la obligación de la facturación electrónica en España?
3. ¿Qué tienen que ver factura electrónica obligatoria y Verifactu?
4. ¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica?
5. ¿Para quién será obligatoria la factura electrónica?
6. ¿Para quién no será obligatoria la factura electrónica?
7. ¿Cómo adapto mi empresa para la obligación de la factura electrónica en España?
8. Ventajas para las empresas de la obligación de la facturación electrónica
9. ¿Cuáles serán las sanciones por no cumplir con la facturación electrónica obligatoria en España?
10. Otras sanciones de normativas relativas a facturación electrónica
11. Plazos para solicitar la ayuda de Kit Digital que afecta a la factura electrónica
12. Inforges, te ayudamos con la factura electrónica obligatoria

¿Qué es la factura electrónica obligatoria?

La factura electrónica obligatoria es una de las medidas aprobadas en el marco de la Ley Crea y Crece para:

• prevenir la morosidad en las relaciones comerciales, causa de problemas de liquidez y rentabilidad en las pymes (permite a la Agencia Tributaria monitorizar el cumplimiento de la Ley sobre Morosidad Comercial). 
• y aumentar la transparencia en las transacciones.

¿Qué normativa regula la obligación de la facturación electrónica en España?

La obligatoriedad de las empresas y profesionales de facturar electrónicamente se regula dentro del marco de La Ley Crea y Crece, o ley de creación y crecimiento de empresas, normativa aprobada en el año 2022.

¿Qué tienen que ver factura electrónica obligatoria y Verifactu?

Conceptos como «factura electrónica obligatoria» y «VeriFactu» a menudo se confunden, pero no son lo mismo.

En el caso de los sistemas Verifactu, los introduce la Ley Antifraude y están relacionados con el envío automático de los registros de facturación. El Reglamento Verifactu, se aprobó mediante el Real Decreto 1007/2023 y obliga a la modernización de los sistemas de facturación de empresarios y profesionales.

¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica?

Hasta ahora, la facturación electrónica únicamente es obligatoria cuando el destinatario es una Administración Pública

En el resto de los casos, la ley supedita la obligatoriedad de la factura electrónica a la fecha de publicación del reglamento en el BOE y establece unos plazos que empezarán a contar a partir de ese momento.

• 12 meses, una vez que se publique el reglamento, para las empresas y profesionales cuya facturación anual sea superior a 8 millones de euros. 
• El plazo será de 24 meses desde su publicación, para las empresas y profesionales que facturen menos de 8 millones de euros.

¿Para quién será obligatoria la factura electrónica?

La obligación de facturar electrónicamente afecta a:

• Transacciones cuyo destinatario sea el sector público.
• Todas las transacciones comerciales que se realicen entre empresas
• Siempre que un particular preste su consentimiento o lo solicite expresamente. 

¿Para quién no será obligatoria la factura electrónica?

Toma nota de estas excepciones:

• Las empresas de venta minorista o aquellas que realicen servicios para particulares.
• Las que se reflejen en una factura simplificada.
• Las que el destinatario sea un tercero que no lleva a cabo su actividad en España y tampoco cuenta con un establecimiento en el país.

¿Cómo adapto mi empresa para la obligación de la factura electrónica en España?

Aquí tienes algunos pasos clave para asegurar una transición exitosa:

1. Evaluación de necesidades: Realiza un análisis exhaustivo de los sistemas actuales de facturación y contabilidad para identificar las áreas que necesitan adaptación. Esto incluye evaluar el software utilizado y su compatibilidad con la facturación electrónica.
2. Selección de software adecuado: Escoge un sistema de gestión que facilite la emisión de facturas electrónicas. Herramientas como SAP Business One o Cegid XRP Enterprise ofrecen soluciones integradas que cumplen con la normativa.
3. Implementación tecnológica: Actualiza o instala el software seleccionado, asegurando su correcta integración con los procesos existentes.
4. Formación de empleados: Capacita a tu equipo en el uso del nuevo sistema de facturación digital. La formación adecuada es crucial para minimizar errores y optimizar el uso del software.
5. Cambio cultural organizacional: Incentiva una mentalidad abierta al cambio dentro de la organización. Fomentar una cultura proactiva hacia la digitalización ayudará a que el personal se adapte más fácilmente a los nuevos procedimientos.

La preparación adecuada no solo garantiza el cumplimiento legal, sino que también mejora la eficiencia operativa de tu empresa. Estas medidas aseguran que estés listo para enfrentar los desafíos y beneficios que trae consigo la obligatoriedad de la factura electrónica en España.

Ventajas para las empresas de la obligación de la facturación electrónica

La llegada de la factura electrónica obligatoria conlleva ventajas, tanto para las empresas como para los consumidores:

• Ahorro de tiempos.
• Ahorro de costes.
• Facilita la trazabilidad de las operaciones.
• Facilita la gestión de cobros.
• Evita/Minimiza errores.
• Reduce el consumo de papel.
• Facilita la automatización de procesos.
• Disminuye la morosidad en los pagos.
• Reduce problemas de liquidez.

¿Cuáles serán las sanciones por no cumplir con la facturación electrónica obligatoria en España?

La normativa prevé dos tipos de consecuencias en función de la gravedad de la actuación:

• Apercibimiento con el otorgamiento de un plazo determinado en el que la empresa deberá acreditar la adopción de las medidas correctoras pertinentes.
• La Ley Crea y Crece impone multas de hasta 10.000 euros.

Otras sanciones de normativas relativas a facturación electrónica

Existen otras normativas relativas a facturación que establecen otras sanciones:

• Multa máxima de 3.000 euros si no se presenta la factura electrónica obligatoria.
• Multa de hasta 6.000 euros por no cumplir con el periodo mínimo de almacenamiento.
• Multa de un máximo de 24.000 euros por no cumplir las exigencias fiscales y contables.
• Multa de hasta 60.000 euros por fallos de privacidad y seguridad.
• Además, si utilizas un programa de facturación que no esté certificado, podría enfrentarse a multas adicionales de hasta 50.000 euros.

Plazos para solicitar la ayuda de Kit Digital que afecta a la factura electrónica

¿Sabías que existe un Kit digital para factura electrónica que te permitirá hacer frente a esta normativa? Por desgracia, no todos los autónomos y empresas podrán solicitarlo. Las convocatorias de los segmentos 1 (entre 10 y 50 empleados) y 2 (entre 3 y 10 empleados) cerraron el pasado 31 de diciembre de 2024. Si no es tu caso, ten en cuenta los siguientes plazos:

• Autónomos y microempresas con menos de tres empleados: la convocatoria para los que forman parte del segmento 3 durará hasta el próximo 31 de octubre de 2025 a las 11.
• Bono para sociedades civiles, cooperativas o explotaciones agrarias: la convocatoria permanecerá abierta hasta el próximo 31 de octubre a las 11.
• Bono para empresas con entre cincuenta y menos de 250 empleados: durará hasta el 30 de junio de 2025, por lo que van a tener los seis primeros meses de 2025 para tramitar su solicitud.

Inforges, te ayudamos con la factura electrónica obligatoria

Estar bien informado y adaptarte a tiempo es vital para evitar sanciones. En Inforges contamos con profesionales que podrán asesorarte en todo lo relacionado con la nueva normativa de factura electrónica obligatoria:

• Asesoramiento legal y fiscal.
• Asesoramiento en Ayudas.
• Selección de software de facturación.
• Implementación de software de facturación.
• Formación y capacitación para tus equipos.