Cómo calcular el ROI de una implantación ERP

Implantar un ERP, un software de gestión, es posiblemente una de las inversiones más estratégicas de una empresa, por lo que calcular el retorno de la inversión, el ROI de una implantación ERP, es clave.

En una economía tecnológicamente «conectada» y donde los «datos» son el principal activo de la empresa, implantar un ERP es una decisión que tarde o temprano que tendrás que tomar, ya que es fuente de ventaja competitiva.

El ERP se ha convertido en el “corazón digital” de la empresa al que se conectan el resto de aplicaciones corporativas y por el cual fluye gran parte de la información generada por la actividad empresarial, permitiendo tener los procesos bien estructurados y optimizados y proporcionando velocidad, robustez y retroalimentación para la toma de decisiones y la mejora continua.

Si bien es relativamente sencillo determinar los costes de implementar un ERP, es más difícil cuantificar los beneficios asociados las mejoras en los procesos de gestión. Tendrás que estimarlo, para lo que tendrás que tener en cuenta tanto los beneficios tangibles como los intangibles.

¿Qué implica medir el ROI de una implantación ERP?

Lo tenemos claro, un ERP va a mejorar la competitividad de nuestra empresa, los procesos, la productividad, el acceso a los datos, la toma de decisiones, etc., pero cómo empresario querrás tener claro si compensa la inversión de implantar un ERP en estos momentos teniendo en cuenta que existirán otras inversiones. En definitiva, decidir dónde poner el dinero y obtener el mejor ROI, por lo que tendrás que medirlo.

Por definición, el ROI es una ratio que compara el beneficio o la utilidad obtenida en relación a la inversión realizada:

Medir el ROI de una implantación ERP implica:

• Cuantificar el proyecto
• Intentar medir los beneficios, directos e indirectos
• Y, por último, analizar el impacto en la empresa

Medir la inversión y los beneficios de implantar un ERP

Los costes de implantación de un ERP son fácilmente identificables:

• Consultoría
• Licencias
• Hardware, en el caso de que fuese necesario
• Recursos de la empresa y tiempo

En cuanto a los beneficios, ya es un poco más complicado:

• Tangibles: Compras, inventarios, cuentas por cobrar, procesos IT, etc.
• Intangibles: Accesibilidad a datos, satisfacción de cliente, motivación de empleados, aumento de clientes, cumplimiento y trazabilidad de procesos, orden y método, etc.

En muchos casos tendrás que hacer una estimación, midiendo la variación que ha producido una mejora de los procesos. Pero veamos algunos ejemplos.

Ahorra un 30% en las compras con un ERP

El potencial de mejora en las compras es enorme si, por ejemplo, la empresa:

• Tiene muchas pequeñas compras
• Tiene contratos a largo plazo
• Hace pedidos de última hora (suelen ser más costosos)
• No tiene muchas ofertas de proveedores cuando se necesita un producto o servicio
• O no se aplican descuentos por pronto pago

Las posibilidades de ahorro están alrededor del 30% mejorando los procesos y consolidando el poder de compra de la empresa.

Al implantar un ERP, la empresa puede:

• Tener una visión consolidada de sus compras
• Hacer una previsión y un presupuesto.
• Centralizar la actividad de compras y de entrega con proveedores adecuados, con contratos correctos, al mejor precio y entregado en el lugar y tiempo correcto.
• Garantizar stocks mínimos con propuestas de compras basadas en la demanda.
• Automatizar un proceso sin errores ni intervención humana, aunque luego se pueda elegir que una persona lo valide. Simplificación de tiempo y proceso.
• Consolidar compras con el MRP para obtener una reducción del coste inventario inmovilizado mejorando además la tasa de servicio al cliente.

Ahorra un 20% con un ERP y sistemas de captura de datos

El inventario de muchas empresas, habitualmente, está obsoleto y es difícil de calcular. Con un ERP, la optimización del inventario y la reducción de costes está asegurada, ya que no solo evita el control manual, sino que hay un control del dato más exhaustivo y trazabilidad del stock.

Por ejemplo, con un ERP y lectores de código de barras para captura de datos, conseguirás ahorros estimados de más del 20%.

Reducirás incidencias y errores humanos en la recepción de materias primas y en el envío de pedidos y productos al cliente, asegurando trazabilidad, fechas de caducidad y lotes/números de serie.

Además, podrás realizar controles de calidad in situ acortando el plazo de reposición de mercancía defectuosas.

Reduce con un ERP la gestión de incidencias de un 60% a un 13% en las cuentas pendientes de cobro

Hay dos reglas de oro relacionadas con las cuentas pendientes de cobro:

• Facturar correctamente
• Conseguir que los clientes paguen a tiempo

Por ejemplo, imagina una empresa que facture 250 M€ y que tenga 20M€ pendiente de cobro en un mes. Un retraso de cobro de tres días, supone 2,5M€. ¡es mucho dinero!

Un sistema ERP ayuda al control y reducir retrasos o impagos al implantar un control de los créditos a clientes, con alertas y avisos de retrasos.

El equipo reduce el tiempo de:

• Preparación de la información de un 15% a un 6%
• Gestión de incidencias de un 60% a un 13%.

Al tener más información y tiempo, el equipo aumenta el tiempo de:

• Reclamación a clientes de un 20% a un 62%

Por tanto, se mejora la posición de cash de la empresa, se reducen los costes administrativos, mejora la eficiencia y se minimiza el riesgo de crédito.

Cobrar todo y a tiempo para liberar efectivo inmovilizado en las cuentas a cobrar representa una mejora sustancial en cualquier empresa.

Mejora entre un 15% y un 40% tus procesos IT con un ERP

Los procesos en las empresas deben estar conectados y evitar que sean manuales. Si no, hay costes extras en personas, software, programación, interfaces, datos duplicados y con errores.

Las organizaciones que implantan un ERP obtienen mejoras entre un 15% y un 40% en sus operaciones de IT, por ejemplo, reduciendo hardware e infraestructura al consolidar aplicaciones y tecnología. Se retiran sistemas obsoletos que no están actualizados o no tienen soporte del fabricante.  Con estas economías de escala se baja el coste en soporte y formación.

Un ERP te permitirá mejorar un 20% los tiempos de administración

Si, contar con un ERP en tu empresa mejorará los tiempos de administración un 20% en localizar la información y relacionarla, además te permitirá automatizar procesos y disponer de herramientas de colaboración.

ROI de un ERP: otras mejoras y ahorros más comunes al implantar un ERP

En cuanto a producción, dos aspectos destacados de mejora serían:

• La planificación de la producción
• El control de costes y márgenes

En cuanto al control de procesos:

• Alertas y procedimientos de autorización
• Control de descuentos
• Control del beneficio de operaciones
• Control de ventas no autorizadas
• Autorización de compras
• Control de riesgo financiero

Veamos más porcentajes de mejora con ejemplos:

Más beneficios si implantas un ERP

Además de los ya comentado, podríamos añadir otros beneficios:

• Transparencia
• Mejora de la colaboración entre departamentos.
• Incremento la productividad
• Mejorar la cadena de valor
• Reducir riesgos operativos
• Disponer de datos en tiempo real
• Facilitar y mejorar el reporting
• Mejorar la medida de los indicadores (KPI´s) de la empresa

El ROI en un proyecto de ERP debe ser una estimación realista, midiendo los beneficios conociendo las áreas de mejora de cada empresa, e implicando a quienes conocen y pueden cuantificar procesos y operaciones. Hay que medir las expectativas partiendo de situaciones actuales, midiendo e implantando indicadores. Un ERP siempre será una inversión cualitativa y cuantitativa.

“Precio es lo que pagas, valor es lo que consigues” Warren Buffet

Esperamos haberte aclarado cómo calcular el ROI de una implantación ERP. En Inforges somos expertos en implantación del ERP SAP Business One.