Arquitectura de una Propuesta I+D+i de Éxito. Parte 1

La elaboración de una adecuada propuesta I+D+i es uno de los grandes retos a los que se enfrentan las empresas que hacen sus primeros adentramientos en el mundo de la innovación. Conozcamos en profundidad todas las consideraciones y detalles a tener presentes. No lo dudes: si en el ámbito de las propuestas de I+D+i eres profesional o novel, ésta es tu nueva guía de referencia para escalar tus proyectos al siguiente nivel.

Convocatorias para proyectos I+D+i: La historia nunca narrada de una idea que no salió del cajón

En junio de 2021 comienzo a ver en LinkedIn las primeras convocatorias para proyectos de I+D+i, asociadas al famoso Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia bajo el lema #PlanEspañaPuede.

Desde la comodidad de mi escritorio, en la oficina o en casa debido a las circunstancias que nos ha tocado vivir a todos, soy capaz de identificar una oportunidad tangible para poner en marcha esa idea que tenía guardada en el cajón de “para estudiar en el futuro”.

Me dispongo entonces a buscar más información sobre la convocatoria tirando de Google, como todos tenemos costumbre, llegando así, en última instancia, a un documento oficial, llámese BOE o alguno otro regional, dónde de forma muy técnica me hablan de oportunidades de financiación, amortizaciones, tramos subvencionables, TRLs, etc. a lo largo de folios y más folios que parecen no tener fin cuando hago scroll con el ratón.

¡Necesito ayuda! Esto es lo primero que me viene a la cabeza. No tengo experiencia previa en este tipo de iniciativas y mi idea se ve avocada a continuar en ese infinito limbo temporal. Y «para luego» puede ser tarde. Si yo he conseguido identificar esa oportunidad con la globalización actual, cualquiera podría juntar los cables adecuados y “robarme” mi idea.

Aquí es cuando me pongo nervioso. Por un lado, los tiempos de la convocatoria, siempre tan ajustados, corren en mi contra, más aún si mi idea implica la generación de alianzas o la consulta a proveedores terceros. Por otro lado, tengo el hándicap de que mi campo es muy especializado y no es fácil identificar quien podría ayudarme con la propuesta. Sé que consultoras de innovación hay muchas, no paran de llegarme sus newsletters aunque ni siquiera recuerdo en qué momento me suscribí. Tal vez aquel comercial al que di mi tarjeta en la última feria sea el origen de esos emails furtivos que terminé mandando a “no deseado” al tercer mes.

Mi cabeza me dice que aunque una consultora me asesorase en el enfoque y timing de la propuesta, el único experto o especialista de la materia, en realidad, sería yo. Es decir, el peso de hacer una propuesta verdaderamente diferencial recaería al 90% sobre mí. Mucha presión. Habría que hacer un grandísimo trabajo en un tiempo muy acotado y sin dejar de lado el resto de mis labores, dónde ya tengo un lío importante a diario.

Aquí es cuando me empiezo a plantear sí lo mejor sería esperarme a otra convocatoria similar futura, cuando, ojalá, disponga de más tiempo para montar algo de garantías. Sobre todo porque puede ser que sólo tenga una bala para lanzar la propuesta: si mi responsable constata el tiempo y dinero “malgastados” en caso de no salir adelante,  seguramente no me permita dedicar más recursos a mejorar la propuesta para futuras convocatorias. Todo un dilema.

El resultado de esta historia todos lo conocemos: esa persona, con sus responsabilidades del día a día, nunca dispuso de tiempo suficiente para poder dar forma a su idea, hasta que un día, tiempo después, se cruzó con un artículo dónde mostraban las bondades de “su idea” hecha realidad… “Eso lo pensé hace yo años” es la expresión que recorre su mente en dicho momento, entre aires de frustración, porque la foto y nombre al pie que acompañan al artículo podían ser los suyos.

Es una historia que se repite, tristemente, más de lo que pensamos. La prensa ensalza todos aquellos emprendedores que sí se atrevieron a dar luz a su idea, la historia que se inició en un garaje y ahora copa todas las portadas digitales. Una historia que nos engancha a todos, pero poco o nada sabemos de todos aquellos que nunca se atrevieron a dar el paso. De hecho, estoy convencido que sólo vemos la punta del iceberg.

Impulsar la innovación en la empresa: ¿Cómo hacemos para evitar que tantas buenas ideas queden en el fondo de ese cajón?

Es una reflexión que me he hecho miles de veces y que no tiene una respuesta fácil ni única. Lo que sí tengo claro es que oportunidades como este Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia pueden suponer esa chispa tan necesaria para precipitar acontecimientos que, de otro modo, se prolongarían, tal vez, demasiado en el tiempo.

Otras iniciativas que podemos llevar a cabo para impulsar la innovación en la empresa son las siguientes:

• Concienciación de la importancia de la innovación para el crecimiento continuo como clave para la supervivencia empresarial: una tarea de evangelización para cambiar el mindset corporativo.
• Creación de una plataforma colaborativa o buzón de ideas que sirva como mecanismo para incentivar la innovación a todos los estratos, perdiendo así el miedo a ser juzgados por las ideas propuestas.
• Creación de un comité de innovación, departamento específico de I+D+i o Transformación Digital, que ayude al impulso de las iniciativas que nacen desde las diferentes fuentes origen.
• Eliminación de las estructuras en silos para dar paso a organizaciones transversales con la transformación digital como hilo conductor.
• Eliminación de los procedimientos tediosos y que no aportan verdadero valor: analizar, sintetizar y validar lo que de verdad suma.
• Análisis de las motivaciones personales y profesionales del equipo humano para asegurarse que se crean estructuras culturales de innovación que perduren en el tiempo. No hay que olvidar nunca que la innovación va de personas.

En definitiva, uno de nuestros grandes objetivos ha de ser el de desmitificar, normalizar y pasar a un plano más terrenal el hecho de enfrentarse a una convocatoria de I+D+i, es decir, pasar de la innovación por impulsos a la sistematización, de priorizar siempre lo urgente a hacerlo ahora con lo importante, de los procedimientos tediosos a la agilidad productiva… En definitiva, de lo extraordinario a lo cotidiano.

En ese sentido, el objetivo que persigue este artículo es ayudar a digerir esas convocatorias y que se tenga una hoja de ruta para la elaboración de propuestas competitivas. Obviamente, cada convocatoria tiene sus peculiaridades, condicionantes y formatos pertinentes, pero intentaremos hacer una propuesta que sirva como navaja suiza para, con poco esfuerzo, poder adaptarla a casi todos los escenarios posibles.

FACTORES INCONTROLABLES

Si tenéis cierta experiencia previa elaborando cualquier tipo de licitación pública, por ejemplo, ya tendréis en mente lo que os voy a contar, y si no es el caso no os preocupéis, porque os voy a enumerar los condicionantes que irremediablemente quedan fuera de nuestro alcance ya que no tenemos capacidad de influir sobre ellos.

«¿Me estás diciendo ya de inicio que hay cosas que no puedo controlar con una buena propuesta?» Evidentemente, sí. Al final, aunque haya unos criterios de evaluación muy detallados, no hay que olvidar que el evaluador es una persona física, no una máquina, y por mucho que intente ser 100% objetivo, es evidente que su trayectoria y experiencia profesional marcaran la forma de calificar cada propuesta.

Algún día, estoy convencido, será una inteligencia artificial la que realizará esta labor, así mezclará, como si de un coctel se tratara, la última información del estado del arte y las tecnologías asociadas, con un toque comparativo respecto a los proyectos y patentes ya existentes, todo ello aderezado con un estudio profundo del mercado existente y futuro.

Suena utópico… ¿verdad? Pues incluso entonces, también estoy seguro de que nos quejaríamos de lo complicado que resultaría entender el algoritmo, de lo difícil que sería asimilar la infinidad de variables que entrarían en juego en busca de esa objetividad total y, sobre todo, de lo complicado de intentar alcanzar con “nuestros medios terrenales” una propuesta a la altura de esa inteligencia descomunal.

Lo que intento transmitiros es que, al final, las reglas son las mismas para todos. Unas veces me sentiré más agraciado y otras más damnificado, pero, honestamente, estoy convencido de que el evaluador, por mucho de que entre dentro de esos factores incontrolables, no es decisivo en ningún caso.

A partir de aquí, entran el resto de factores más secundarios que se escapan a mi persona:

• La calidad del resto de propuestas concurrentes. Evidentemente, la mejor defensa a esta casuística es intentar lograr la excelencia en mi memoria técnico económica. De nada vale tener la mejor propuesta si no sabemos transmitirla, plasmarla y hacerla llegar a cualquier público. Por decirlo de alguna forma, en estos casos la mejor defensa es un buen ataque.
• Los tiempos de resolución de la convocatoria, ya sea por el elevado número de propuestas, la complejidad de la convocatoria, la falta de personal evaluador o los cambios de gobierno. La realidad es que algunas resoluciones pueden tardar incluso un par de años en ver la luz. Con esos tiempos, una propuesta, en su día innovadora, puede quedar perfectamente obsoleta, de modo que según si tu proyecto ha sido evaluado al principio o al final de ese periodo puede verse con ojos muy distintos.
• La inmensidad del ecosistema innovador. Por mucho que haya realizado un estudio de mercado profundo con el fin de identificar a los potenciales competidores de mi propuesta, será difícil, por no decir imposible, que conozca que se está haciendo en cada rincón del mundo. Para ello, debería catalogar las soluciones existentes ya consolidades, las que están en desarrollo, las que están en fase de propuesta (en organismos internacionales, nacionales y regionales, de cualquier parte del mundo), las que son una patente sólida, las que están en fase de aprobación para serlo, etc., una amalgama de posibilidades difícilmente gestionable que puede jugar en mi contra sí el evaluador conoce alguna solución que no tengo dentro de mi radar.

CONVOCATORIA OBJETO DE PROPUESTA I+D+i

Es imprescindible leerse con detalle cada convocatoria objeto de propuesta. Puede parecer obvio, pero muchas veces nos dejamos guiar por las infografías o textos resúmenes dónde se muestran sólo los datos más relevantes, y luego vienen los errores por pequeños detalles. Unos errores perfectamente evitables, pero que pueden mandar al traste nuestra propuesta.

Sé que muchas veces la falta de tiempo y los plazos tan acotados hacen que hagamos una lectura “en diagonal” de las convocatorias y pensemos: “si algo va mal hecho, ya me dirán de modificarlo…”, pro hay aspectos que en posteriores revisiones no se pueden tocar: reparto de pesos de trabajo entre empresas, cambios de presupuestos para llegar a mínimos, etc.

A partir de ahí, aspectos clave a estudiar:

• Requisitos estructurales: si mi organización es pública, privada o de otro tipo. Y, a partir de ahí, si es privada, su catalogación según número de empleados, cifra de negocio y balance.
• Requisitos de actividad: que mi empresa desarrolle una actividad económica acorde a los CNAEs estipulados en la convocatoria.
• Requisitos sobre el número de empresas: si mi empresa puede ir sola o precisa buscar socios del sector público y/o privado, en cuyo caso habría que revisar los pesos mínimos de trabajo que debería de aportar cada implicado. Si se permiten ambas opciones, habría que valorar qué otorga una mayor puntuación: si el ir sólo o en consorcio.
• Requisitos sobre las condiciones económicas: según el momento en que esté tu proyecto tendrás unas necesidades económicas particulares. Muchas subvenciones ofrecen interesantes tramos a fondo perdido cuyo importe no ha de devolverse, otras sólo financiación con condiciones muy ventajosas, y la mayoría un formato mixto que puede interesarnos más o menos dependiendo de los % de cada tramo.
• Requisitos sobre subcontratación: para llevar a cabo ciertos proyectos precisarás de ayuda externa que no podrá venir de potenciales socios, ya sea porque éstos no están interesados en consorcios o porque no cumplen los requisitos para serlo. En dichos casos, casi todas las convocatorias ofrecen la posibilidad de subcontratar un % máximo del presupuesto de proyecto, pero mucho cuidado con este formato, ya que estas subcontratas han de cobrar al 100%, independientemente del tramo subvencionable o financiable que tu consigas.
• Requisitos sobre material: aquí se engloba todo el software y hardware necesarios para el desarrollo de la propuesta, y siempre surge la duda de: ¿compro o me apaño con los existente? Evidentemente, ambas son válidas, pero en el caso de contar con lo existente, normalmente, no podréis pedir ninguna compensación por las correspondientes amortizaciones en el periodo que dure el proyecto, mientras que si adquirís nuevo equipamiento, mientras venga justificado con su correspondiente factura dentro del periodo estipulado, podréis obtener un %.
• Requisitos referentes a tu producto: el proyecto en cuestión tiene que cuadrar con los requisitos de la convocatoria (tecnologías y habilitadores digitales implicados, ámbito empresarial o industrial, etc.), y, ¡muy importante!, tiene que poder demostrar estar en un nivel de madurez tecnológica TRL adecuado en el momento de la solicitud.

Mis recomendaciones en este sentido:

• No te conviertas en un “caza subvenciones”: si la convocatoria no cuadra con tu producto no merece la pena complicar el proyecto con nuevas dimensiones que no van a aportar verdadero valor al producto. Ejemplo: si la convocatoria es sobre Blockchain y tu producto no contempla esta tecnología en su MVP, no inviertas dinero en algo que no va aportarte valor en esa fase de desarrollo.
• El dilema de ir sólo o acompañado: yo siempre recomiendo ir acompañado. Por un lado, tener un socio responsable te servirá para cumplir los timings del proyecto con escrupulosidad. Y por otro, te servirá para crear nuevas sinergias, descubrir cómo trabajan otras empresas…, “ver fuera de la caja” en definitiva.
• No te asocies con cualquiera: es vital conocer bien a tus socios, independiente de la vía por la que entren al consorcio. Es decir, no esperes pedir responsabilidades a nadie por el mal trabajo de otros. Cuando una empresa se incorpora, todas dan el visto bueno y, por tanto, la responsabilidad pasa a ser compartida. Por tanto, has de buscar una empresa con un compromiso firme a medio-largo plazo, gente capaz, una estabilidad económica que garantice la supervivencia del proyecto y, sobre todo, que no tenga dudas sobre su participación. Y esto último lo recalco porque, en ocasiones, algunas empresas entran “por compromiso” con otros socios y estas relaciones, basadas en otros intereses, suelen acabar muy mal.
• Con consultora o sin ella (para la solicitud del proyecto): aquí no me atrevo a opinar, la verdad. He tenido experiencias contrapuestas, incluso dentro de la misma consultora de innovación. La realidad es que sólo tú, como verdadero conocedor del producto, vas a ser capaz de hacer algo diferencial a nivel técnico. Las consultoras te van a apoyar con los requerimientos formales, pero eso no garantiza nada sino somos capaces de transmitir la grandeza del proyecto. Supongo que la clave está en el consultor particular que te toque en suerte y sus conocimientos en tu propio campo. Como decíamos, al final, esto va de personas.
• Con consultora o sin ella (para la gestión del proyecto): conforme mayor es el número de socios implicados en una propuesta, más necesaria es la figura de un coordinador externo o interno que de cohesión a todas las partes. Me da igual si este papel es asumido por una consultora de innovación específica o por una de las empresas socias, pero es imprescindible.
• Con consultora o sin ella (para la justificación del proyecto): si nunca has trabajado con subvenciones, agradecerás el apoyo de un consultor, sobre todo a la hora de las justificaciones. Un arduo trabajo que tendemos a minusvalorar cuando en realidad es la clave. Que me concedan una subvención no es más que un número en un papel, pero justificarla correctamente es dinero en el banco.

Sólo apuntar que, si tras leer esta guía (parte 1), aún te queda alguna duda que te gustaría aclarar más en detalle, por favor, no dudes en contactarnos. Y, por supuesto, si crees que podemos ayudarte con la elaboración de tu propuesta I+D, estamos a tu entera disposición desde el departamento de Transformación Digital, en el email pimorenoc@inforges.es