La importancia de realizar un adecuado proceso de selección, cuidando todas las variables para asegurar el ajuste entre el puesto y la persona seleccionada, nos parece algo muy evidente. Las empresas cuidan cada vez más el modo en el que identifican y atraen talento, pero ¿qué ocurre cuando ya tenemos a nuestro/a candidato/a ideal?
Es fácil caer en la falacia, más aún cuando se trata de profesionales seniors, de que la persona recién incorporada empezará a funcionar desde el primer minuto en su puesto de trabajo, con el simple hecho de trasladarle sus tareas. Pero la realidad dista mucho de esto.
Tras el proceso de selección, comienza el segundo “momento de la verdad” en el viaje del empleado/a, marcado por la ilusión de un nuevo comienzo, y la incertidumbre ante un escenario desconocido.
Aun tratándose de una persona que ha desempeñado antes el mismo rol en otra empresa, precisa de un adecuado acompañamiento en sus primeros pasos. Cada empresa es distinta en muchos aspectos (culturales, normativos, técnicos,…).
El onboarding es un proceso holístico de integración del nuevo empleado en la organización.
Un onboarding bien implementado no solo es positivo para la nueva persona incorporada, sino que también para la organización, dado que agiliza la “puesta en producción” del nuevo/a trabajador/a y favorece la permanencia del talento.
En este artículo, analizaremos en profundidad qué es el onboarding y cómo implementarlo de manera efectiva.
¿Qué es el onboarding en una empresa?
Onboarding es el proceso de integración y adaptación de un nuevo empleado a una organización.
Este proceso va mucho más allá de la entrega de las herramientas de trabajo y la explicación de sus tareas y funciones. No se improvisa, requiere de un análisis previo de los aspectos fundamentales que debe de conocer la persona que ocupará el puesto, y de una planificación detallada de cada una de las acciones a llevar a cabo.
No solo aborda los aspectos directamente relacionados con la operativa, sino todos aquellos que intervienen en el escenario laboral: cultura, normativa, procedimientos, estructura, equipos, etc.
Se trata de ubicar al nuevo/a empleado/a en la organización de forma que lleve a cabo el desempeño de sus funciones y se comporte del modo esperado por la empresa.
¿Para qué sirve el onboarding?
El onboarding proporciona al empleado/a una hoja de ruta clara a seguir para avanzar en cada uno de los aspectos relacionados con su puesto. Le ubica dentro de la organización, acercándole a la cultura, estructura organizativa, normativa, buenas prácticas y procedimientos. Clarifica el alcance de su rol y el modo de desempeñarlo. Le facilita los conocimientos y herramientas clave. Le pone en relación con otras personas.
Diseño de un proceso de onboarding exitoso
Para conseguir un proceso de onboarding adecuado, es necesario analizar la casuística de cada empresa y de cada puesto de trabajo, con el fin de identificar:
- Las cuestiones clave a transmitir en cada caso.
- Las personas que pueden apoyar en el proceso (mentores).
- Los medios más adecuados para llevarlo a cabo.
- El cronograma para su desarrollo.
Dentro de una misma empresa, habrá aspectos comunes para todos los perfiles a incorporar, y otros específicos para cada puesto.
Algunos aspectos importantes a tener en cuenta son los siguientes:
- Elegir a los colaboradores adecuados, capacitarles e integrar la meteorización en su puesto de trabajo.
- Aquellas personas que sean referentes en los aspectos a transmitir (valores, conocimientos, dominio de herramientas,…), pero que además, tengan habilidades de comunicación, empatía y capacidad de ilusionar/motivar a los nuevos/as compañeros/as.
- Trasladarles la importancia de esta función y transmitirles el modo de llevarla a cabo.
- Evitando la saturación o incompatibilidad con las tareas y carga de trabajo propio de su puesto.
- Realizar una planificación exhaustiva y realista, que recoja todas las acciones a realizar en el proceso, teniendo en cuenta el tiempo necesario para ir interiorizando y consolidando los nuevos aprendizajes.
- Apoyarse en una herramienta que facilite la implementación del proceso y permita su control y seguimiento.
¿Cuáles son las fases del onboarding?
El onboarding comienza mucho antes del primer día de trabajo. Una vez cerrado el proceso de selección, con el acuerdo de incorporación, se inicia la siguiente etapa del viaje del empleado, el “onboarding”.
Podemos distinguir las siguientes fases:
1º Preparación de la incorporación.
Alcanza desde la puesta a disposición de la documentación laboral para firmar, la preparación del especio de trabajo y la configuración de las herramientas, hasta la comunicación al equipo.
Compartir el plan previsto para los primeros días (horarios, sesiones de formación, personas con las que se encontrará, etc), es también deseable, ya que disminuye la incertidumbre y aumenta la sensación de seguridad y control del nuevo/a compañero/a.
Todo debe de estar planificado y compartido en agenda con el resto de los compañeros que deben intervenir, a ser posible, a través de una herramienta de trabajo colaborativa.
2º Primer día de incorporación
El primer día es suele enfocarse como una jornada de toma de contacto guiada, en la que, lo más importante es que la persona se sienta atendida, escuchada y guiada.
Puede tener lugar de forma presencial u online. Suele ser recursos humanos su responsable, quien recibe al nuevo/a compañero/a, revisa el plan de incorporación, entrando en un mayor detalle y solventando posibles dudas.
Primero se tratan las cuestiones más generales tales como la cultura, la normativa interna, los procedimientos generales, el organigrama de la compañía, etc, y posteriormente, se irá abordando temáticas más concretas tales como los procedimientos propios del área, el uso de las herramientas de trabajo u otros similares.
3º Implantación del plan de incorporación
Alcanza a los días posteriores a la incorporación durante los cuales se llevarán a cabo las acciones previstas en el plan inicial: sesiones de formación, estudio de documentación, aprendizaje por observación de otros compañeros, etc.
Es fundamental no olvidar incluir en este diseño la frecuencia y el modo en el que se llevará a cabo el seguimiento del proceso.
4º Evaluación y cierre
A lo largo de todo el proceso, iremos analizando el grado de cumplimiento y avance de la persona incorporada.
Daremos por finalizado el proceso de onboarding una vez cumplimentado el plan previsto y cuando la persona disponga de todo lo necesario para desempeñar su puesto con autonomía, de acuerdo con los estándares definidos por la compañía.
En ese momento, pasará a la siguiente etapa del viaje del empleado.
Beneficios del onboarding para el empleado
El onboarding genera numerosos beneficios para el empleado tales como:
Disminución de la incertidumbre
Proporciona información adicional a la obtenida durante el proceso de selección acerca de la empresa, las expectativas sobre el puesto, la agenda prevista para los primeros días, disminuyendo la incertidumbre e inquietud que suelen acompañar en la incorporación a una nueva empresa.
Clarificación de las expectativas
Ayuda al empleado/a a conocer qué se espera de su desempeño, cuáles son sus tareas, prioridades y responsabilidad. Se evita así posibles discordancias entre la percepción del empleado/a y lo demandado por la empresa.
Integración en el equipo
Facilita el conocimiento y comunicación con el resto de los compañeros, dando lugar a las primeras conversaciones formales e informales.
Adquisición rápida de conocimientos y habilidades
Proporciona los conocimientos técnicos y de manejo de herramientas, con los que se contaba previamente.
Aumento de la satisfacción
Un proceso de onboarding bien gestionado, hace que el empleado/a se sienta valorado/a por la compañía, lo que aumenta su motivación y compromiso.
Beneficios del onboarding para empresas
Implementar un buen proceso de onboarding trae muchos beneficios a una empresa, mejorando tanto su funcionamiento como la satisfacción de los empleados. A continuación, se describen algunos de los principales beneficios:
Reducción de la rotación voluntaria
Los empleados desarrollan un vínculo y compromiso mayor con la organización, lo que disminuye la probabilidad de que abandonen la compañía.
Mayor vinculo y sentimiento de equipo
Facilita el desarrollo de relaciones de confianza y compromiso dentro del equipo, favoreciendo la comunicación y colaboración
Mejora de la productividad y rentabilidad
La adaptación al puesto es más ágil y la persona incorporada comienza a “rendir” en un menor tiempo.
Cuidado del cliente
Evita situaciones que dan lugar a un mal servicio al cliente por falta de personal o de conocimiento, lo que contribuye a mantener y/o aumentar su satisfacción.
Fortalecimiento de la cultura
El onboarding fortalece la cultura organizacional al alinear a los empleados con los valores, la misión y los objetivos de la empresa.
Herramientas de onboarding para empresas
Existen distintas herramientas en el mercado para apoyar a las empresas en la implementación y desarrollo de este proceso:
- Plataformas de gestión de onboarding. Centralizan y automatizan el proceso de integración, gestionando desde la documentación hasta la capacitación. Permiten a los/as empleados/as completar tareas, acceder a información y realizar seguimiento del progreso.
- Herramientas de comunicación y colaboración. Permiten una comunicación fluida con el equipo y facilitan el trabajo colaborativo.
- Plataformas de formación y desarrollo. Proporcionan los recursos educativos y de capacitación.
- Sistemas de gestión de recursos humanos (HRIS). Integran distintos procesos de recursos humanos. Cada vez son más los HRIS que incluyen funcionalidades destinadas a cubrir este proceso.
A la hora de elegir herramientas para apoyarnos en nuestro proceso de onboarding, convenien tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Sea sencilla e intuitiva
- De fácil acceso desde cualquier dispositivo
- Permita compartir información en distintos formatos
- Fomente la interacción entre la persona incorporada y el resto de la organización
Además, es muy deseable que no se trate de elemento aislado del resto de procesos, sino que esté conectado con el resto, lo que posibilita la visión global del empleado/a, y agiliza la gestión por parte del manager y del equipo de recursos humanos.
Onboarding para empresas con Factorial
Una de las herramientas que ha puesto el foco en el proceso de onboarding ha sido Factorial, siendo posible desde el mismo:
- Compartir documentación con el nuevo/a empleado/a, incluso antes de su incorporación.
- Firmar de forma digital el contrato de trabajo y otros documentos.
- Asignar tareas al nuevo incorporado y a las personas implicadas en su acogida.
- Establecer los flujos de trabajo asociados al proceso.
- Asignar acciones formativas.
- Tener en todo momento información actualizada del estado del proceso.
Inforges partner de Factorial
En Inforges podemos ayudarte a diseñar el proceso de onboarding más optimo para cada puesto de tu organización, identificar a las personas que te ayudarán a implementarlo con éxito, capacitarlas y trasladar todo el proceso a un entorno digital.
Recuerda que un onboarding mal planteado supone “tirar al traste” todo el esfuerzo que conlleva un proceso de selección exitoso e impacta de forma negativa en la imagen de la compañía.
La inversión en el diseño e implementación de un buen proceso de onboarding, tiene un retorno exponencial para la organización, tanto en términos de satisfacción de los empleados/as, productividad y rentabilidad de la organización.
Preguntas frecuentes sobre el onboarding
A continuación, resolveremos algunas de las dudas más frecuentes sobre el Onboarding.
¿Qué significa onboarding en español?
Onboarding se traduce al español como “incorporación”, por lo que es la incorporación de nuevas personas de nuevas personas a una organización.
¿Cómo se hace un proceso de onboarding?
Se realiza preparando todo antes del primer día del empleado, brindándole una cálida bienvenida, capacitación específica y apoyo continuo para integrarse efectivamente en la empresa y su cultura. Incluye seguimiento regular y ajustes según sea necesario para asegurar una adaptación exitosa.
¿Es posible hacer un onboarding digital?
El onboarding digital agiliza la integración del nuevo empleado y mejora significativamente su experiencia inicial en la empresa.
¿Qué errores se pueden evitar en el proceso de onboarding?
Evita la falta de preparación, la sobrecarga de información, y la desorganización del primer día. Asegúrate de proporcionar apoyo continuo, formación adecuada, y una integración efectiva en la cultura y el equipo de la empresa.
¿Cuánto dura el proceso de onboarding?
La duración del proceso de onboarding puede variar dependiendo de la empresa y el rol del empleado, pero generalmente se extiende desde unas pocas semanas hasta seis meses. La duración exacta dependerá de la complejidad del puesto y de la organización.
¿Qué diferencia hay entre onboarding e inducción?
El onboarding es un proceso diseñado para influir positivamente en la experiencia del nuevo empleado al ingresar a la empresa. En contraste, la inducción se enfoca en proporcionar información y funciona principalmente como una capacitación.
